FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE COMPUTACIÓN Y SISTEMAS IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN PARA CONGRESOS UNIVERSITARIOS EN FIA - USMP PRESENTADA POR LUIS EDUARDO MEJÍA MUÑOZ MELISSA MONTERO SARAVIA TESIS PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE INGENIERO DE COMPUTACIÓN Y SISTEMAS LIMA – PERÚ 2016 Reconocimiento - No comercial - Sin obra derivada CC BY-NC-ND Los autores solo permiten que se pueda descargar esta obra y compartirla con otras personas, siempre que se reconozca su autoría, pero no se puede cambiar de ninguna manera ni se puede utilizar comercialmente. http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/ ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE COMPUTACIÓN Y SISTEMAS IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN PARA CONGRESOS UNIVERSITARIOS EN FIA - USMP TESIS PARA OPTAR ELTÍTULO PROFESIONAL DE INGENIERO DE COMPUTACIÓN Y SISTEMAS PRESENTADO POR MEJÍA MUÑOZ, LUIS EDUARDO MONTERO SARAVIA, MELISSA LIMA – PERÚ 2016 Dedicatoria A nuestros padres y a todas aquellas personas que nos han brindado su apoyo y motivación para culminar con éxito esta tesis. ii Agradecimiento Expresamos un sincero agradecimiento a nuestros asesores, la Dra. Sussy Bayona Oré y el Mg. Luis Palacios Quichiz por compartir sus experiencias y actitudes, conocimientos y consejos; y los Ingenieros de la Facultad de Ingeniería y Arquitectura de la USMP que nos brindaron la información y recursos necesarios para poder realizar este proyecto. iii ÍNDICE Página RESUMEN ..................................................................................................... xi ABSTRACT .................................................................................................. xii INTRODUCCIÓN ......................................................................................... xiii CAPÍTULO I: MARCO TEÓRICO ................................................................ 19 1.1. Antecedentes .................................................................................. 19 1.2. Bases teóricas ................................................................................ 21 1.3. Definición y términos básicos ......................................................... 31 CAPÍTULO II: METODOLOGÍA .................................................................. 34 2.1. Material ........................................................................................... 34 2.2. Métodos .......................................................................................... 38 2.3. Desarrollo de proyecto .................................................................... 40 CAPÍTULO III: PRUEBAS Y RESULTADOS ........................................... 121 3.1. Planificación de las pruebas ......................................................... 121 3.2. Resultados de las pruebas ........................................................... 122 3.3. Conclusión de las pruebas ............................................................ 134 3.4. Aceptación de las pruebas ............................................................ 134 CAPÍTULO IV: DISCUSIÓN Y APLICACIÓN............................................ 135 4.1. Discusión ...................................................................................... 135 4.2. Aplicación ..................................................................................... 151 CONCLUSIONES ...................................................................................... 152 RECOMENDACIONES .............................................................................. 154 FUENTES DE INFORMACIÓN 154 ANEXOS 157 iv Listas de figuras Página Figura N°1. Tecnologías del BPM 22 Figura N°2. Valores de XP 23 Figura N°3. Practicas XP 24 Figura N°4. Proceso XP 24 Figura N°5. Proceso Scrum 28 Figura N°6. Tablero de Kanban 30 Figura N°7. Mapa de Procesos 43 Figura N°8. Gestión de expositores (Antes) 45 Figura N°9. Gestión de expositores (Actual) 46 Figura N°10. Elaboración del programa (Actual) 46 Figura N°11. Gestión de asistencia y encuestas (Antes) 47 Figura N°12. Gestión de asistencia (Actual) 48 Figura N°13. Gestión de encuestas (Actual) 48 Figura N°14. Emisión de certificados (Antes) 49 Figura N°15. Emisión de Certificados (Actual) 50 Figura N°16. Gestión de soporte técnico 51 Figura N°17. Gestión de anfitrionas y recepción 52 Figura N°18. Gestión web e impresiones 53 Figura N°19. Gestión de talleres y laboratorios 54 Figura N°20. Gestión de personal y refrigerio 55 Figura N°21. Gestión de concurso de proyectos 56 Figura N°22. Gestión de inscripciones 57 Figura N°23. Entrega de materiales 58 Figura N°24. Gestión de torneo de robótica 59 Figura N° 25. Modelo de caso de uso 63 Figura N° 26. Diseño de base de datos 64 Figura N°27. Arquitectura del sistema 70 Figura N°28. IU - Asistencias de exposiciones 93 Figura N°29. IU - Pasar asistencia 94 Figura N°30. IU - Estadísticas de asistencias & encuestas (R1) 94 Figura N°31. IU - Estadísticas de asistencias & encuestas (R2) 95 v Figura N°32. IU - Estadísticas de asistencias & encuestas (R3) 95 Figura N°33. IU - Gestión de estado de encuesta 96 Figura N°34. IU - Estadísticas de encuestas x pregunta 96 Figura N°35. IU - Estadísticas de encuestas x exposición 97 Figura N°36. IU - Encuestas 97 Figura N°37. IU - Registro de preguntas 98 Figura N°38. IU - Registro de alternativas 98 Figura N°39. IU - Encuesta Disponible 99 Figura N°40. IU - Resolución de encuesta 99 Figura N°41. IU - Gestión de contactos 100 Figura N°42. IU - Edición de usuario 100 Figura N°43. IU - Lista de invitados 101 Figura N°44. IU - Gestión de invitados 101 Figura N°45. IU - Listado de temas 102 Figura N°46. IU - Gestión de hoja de vida 102 Figura N°47. IU - Edición de hoja de vida 103 Figura N°48. IU - Edición de exposición 103 Figura N°49. IU - Creación de programa 103 Figura N°50. IU - Generación de hoja de vida 104 Figura N°51. IU - Gestión de expositores 104 Figura N°52. IU - Consulta de vehículos 105 Figura N°53. IU - Crear programación 105 Figura N°54. IU - Escenario de programación 3 106 Figura N°55. IU - Grabación de opción de programación 106 Figura N°56. IU - Registro Congreso 107 Figura N°57. IU - Validación de asistencias 107 Figura N°58. IU - Consultar participante 108 Figura N°59. Número de invitaciones aceptadas por los expositores 115 Figura N°60. Número de expositores que cuentan con grado superior a_ 115 __________ master 115 Figura N°61. Ratio de satisfacción de los participantes 2015 116 Figura N°62. Ratio calificaciones de las exposiciones 2015 116 Figura N°63. Ratio de la evaluación del personal de apoyo 2015 117 Figura N°64. Evaluación de los ambientes del congreso 2015 117 vi Figura N°65. Número de asistencias por Congreso / Seminario________ 118 ___________/Taller 2015 118 Figura N°66. Número de conferencias no realizadas 118 Figura N°67. Inscritos por escuela 2015 119 Figura N°68. Número de incritos 119 Figura N°69. Participantes que cumplen asistencias mínimas 2015 120 Figura N°70. Plan de pruebas 121 Figura N°71. Resultados de pruebas 133 Figura N°72. Indicador mejora de procesos - gestión expositores 136 Figura N°73.Indicador mejora de procesos - control de asistencias y____ 136 __________encuestas 137 Figura N°74.Indicador mejora de procesos - emisión de certificados 137 Figura N°75. Gestión de expositores 144 Figura N°76. Gestión de asistencias y encuestas 145 Figura N°77. Emisión certificados 147 vii Lista de tablas Página Tabla N°1. Roles Metodología XP 26 Tabla N°2. Rovles Scrum 26 Tabla N°3. Roles del proyecto 34 Tabla N°4. Equipos para el proyecto 34 Tabla N°5. Software para el proyecto 35 Tabla N°6. Cronograma de Actividades – Parte 1 35 Tabla N°7. Cronograma de Actividades – Parte 2 36 Tabla N°8. Montos presupuestados 37 Tabla N°9. Costos fijos y variables 37 Tabla N°10. Comparación metodologías ágiles 38 Tabla N°11. Criterios para elección de una metodología ágil 39 Tabla N°12. Procesos de Negocio Automatizados 40 Tabla N°13. Procesos de negocio no automatizados 41 Tabla N°14. Funcionalidades del sistema 60 Tabla N°15. Diccionario de datos 65 Tabla N°16. HU - Registrar asistencia 70 Tabla N°17. HU - Listar reporte de asistencias 71 Tabla N°18. HU - Mantener encuesta 72 Tabla N°19. HU - Registrar encuesta 73 Tabla N°20. HU - Cerrar encuesta 74 Tabla N°21. HU - Listar encuesta de evaluación 75 Tabla N°22. HU - Mantener contactos 76 Tabla N°23. HU - Listar invitados 77 Tabla N°24. HU - Seleccionar invitados 78 Tabla N°25. HU - Definir temas 79 Tabla N°26. HU - Registrar hoja de vida 80 Tabla N°27. HU - Generar hojas de vida 81 Tabla N°28. HU - Generar invitaciones 82 Tabla N°29. HU - Listar vehículos 83 Tabla N°30. HU - Generar programas del congreso 84 Tabla N°31. HU - Mantener programa del congreso 85 viii Tabla N°32. HU - Listar versiones del programa del congreso 86 Tabla N°33. HU - Seleccionar programa del congreso 88 Tabla N°34. HU - Registrar congreso 89 Tabla N°35. HU - Emitir certificados 90 Tabla N°36. HU - Evaluar cumplimiento de asistencias 91 Tabla N°37. Plan de desarrollo 92 Tabla N°38. Métricas gestión de expositores 109 Tabla N°39. Métricas de gestión de encuestas 110 Tabla N°40. Métricas de gestión de asistencias 111 Tabla N°41. Métricas de emisión de certificados 113 Tabla N°42. Indicadores de evaluación 113 Tabla N°43. Casos de prueba 122 Tabla N°44. Resultados de pruebas 131 Tabla N°45. Descripción de errores 133 Tabla N°46. Resultados de la encuesta 137 Tabla N°47. Indicadores de evaluación 140 Tabla N°48. Cumplimiento de objetivos 148 ix Lista de anexos Página Anexo 1 Comparación de soluciones similares 158 Anexo 2 Encuesta de satisfacción del software 159 Anexo 3 Plan de pruebas 160 Anexo 4 Formulario de aceptación del usuario 165 Anexo 5 Acta de constitución de proyecto 166 Anexo 6 Plan de proyecto 170 Anexo 7 Gestión de interesados 176 Anexo 8 Plan de gestión de riesgos 177 Anexo 9 Viabilidad económica 181 Anexo 10 Manual de usuario 186 x RESUMEN Esta tesis consiste en la mejora de procesos que se llevan a cabo para la gestión del Congreso Internacional Visión que se realiza en la Facultad de Ingeniería y Arquitectura de la USMP a cargo del Área de Proyección y Extensión Universitaria, específicamente se quiere documentar todos los procesos involucrados, automatizar los procesos más engorrosos mediante el desarrollo de un sistema, poder obtener indicadores del sistema y así optimizar la Gestión del Congreso. Para el desarrollo de este sistema se utilizó la metodología ágil XP Programming, la mejora y modelado de los procesos se realizó mediante Business Process Management Notation; y para la obtención de indicadores y métricas se utilizó Goal Question Metric (GQM). Como resultado, se consiguió la implementación de un sistema de Gestión de Congresos que permite, la emisión del certificado del congreso internacional, la elaboración del programa del congreso, la gestión de los invitados, control de la asistencia de los participantes y el registro y evaluación de las encuestas por cada conferencia. Realizando esta investigación se puede concluir que la mejora de procesos siempre ayuda a reducir tiempo, esfuerzo y recursos; y el uso de una metodología ágil simplifico el desarrollo del sistema, debido a que la documentación no es tan extensa como de una metodología tradicional y se tiene constantes entregables previos al desarrollo final permitiendo corregir alguna definición. Además esta tesis llegó a cumplir satisfactoriamente los tiempos planificados, logrando concluir el producto final que era el Sistema de Gestión de Congresos. Palabras Claves: Congreso Académico, XP Programming, Business Process Management. xi ABSTRACT This thesis involves the improvement of processes carried out for the management of Visión International Congress to be held in the Faculty of Engineering and Architecture of the USMP in charge of the projection area and University Extension, specifically, wants to document all the processes involved, automate the most cumbersome processes through the development of a system, obtain the indicators of the system and thus optimize the Congress Management. For software development, the methodology XP Programming is used, the improvement and modeling of process is done by Business Process Management Notation; and for obtaining indicators and metrics used Goal– Question–Metric (GQM). As a result, was achieved the implementation of a system which enables: The issuance of the certificate of the international congress, the preparation of the program for the congress, management of the guests, controls the attendance of participants and evaluation of surveys for each conference. Conducting this research, we can conclude that process improvement always helps us reduce time, effort and resources and using an agile methodology we simplified system development, because the documentation is not as extensive as a traditional methodology. Furthermore, this thesis successfully complies with the scheduled times, achieving complete the final product that was the Congress Management System. Keywords: Academic Congress, XP Programming, Business Process Management. xii INTRODUCCIÓN Los congresos en general propenden por la difusión y socialización de productos, servicios e ideas; y los congresos científicos, en particular, constituyen eventos donde la ciencia, tecnología, educación y comunicación convergen como elementos que permiten el acercamiento de los trabajos académicos y científicos al mundo empresarial y a la sociedad en general. (Santos, 2013) Un congreso es generalmente un evento académico organizado por una sociedad científica o académica en el que los miembros de la misma presentan, discuten e intercambian puntos de vista sobre sus investigaciones. En ocasiones pueden admitir a especialistas que no pertenecen a la sociedad. (Cano, 2012). Existen diferentes sistemas ya desarrollados, como en la Universidad Carlos III de Madrid, el desarrollo de una página web que tiene como finalidad la automatización y simplificación de las tareas de gestión del portal Web para la organización de congresos, permitiendo así mismo una mayor coherencia en los datos existentes. El sistema web desarrollado contempla dos roles el administrador que es para la gestión del evento y el de usuario con el que se puede consultar acerca del congreso y detalles de su organización, de hoteles y facilidades en reservas de habitaciones, actividades que se desarrollarán durante la realización del congreso y la posibilidad de inscribirse en ellas y el control de gastos ocasionados por todo lo anterior de forma personalizada. (Cobos, 2011) También se tienen propuestas como la Plataforma Modular para la Gestión de Ponencias de Congresos Internacionales. El cual contempla dos módulos, uno para la gestión de usuarios y roles, asumiendo que se puede definir los roles, vistas y privilegios; y un módulo que debe cubrir el workflow de las ponencias, desde su recepción, asignación a revisores, comunicación de resultado y recepción de versión definitiva. (Santana, 2013) xiii En la Facultad de Ingeniería y Arquitectura de San Martín de Porres, se realiza una vez al año el congreso internacional Visión, para el cual se realizan diferentes procesos para la gestión de este. Actualmente, estos no se encuentran documentados y se realizan de manera manual. Se coordina con diferentes áreas de la facultad como extensión y proyección universitaria, administración, administración de base de datos y las diferentes Escuelas que participan en el congreso, esta comunicación se realiza mediante correos electrónicos y de manera verbal retrasando toda la gestión del congreso. De los procesos, los más engorrosos, que tienen muchas actividades y causan más demoran son, la gestión de expositores, emisión de certificados y el control de asistencias y encuestas, el problema por cada uno de estos procesos está explicado en el Capítulo V, esto ocurre debido a que no se cuenta con un sistema que soporte y automatice estos. Por otro lado, se tienen muy pocos indicadores, estos se obtienen de forma manual sin brindar mucha información para la gestión, los cuales no se evalúan continuamente para una mejora continua y una inmediata toma de decisiones. El presente trabajo se divide en cuatro capítulos que son descritos a continuación. En el capítulo I se describen los antecedentes de proyectos e investigaciones recientes respecto a los congresos educativos y tecnológicos; y fundamentos teóricos de metodologías de mejora de procesos y Metodologías Ágiles para desarrollo de proyectos. En el capítulo II se explica la metodología aplicada especificando los materiales a usar para la implementación tales como recursos humanos, hardware, software, cronograma y presupuesto, además de indicar la metodología basada en XP Programming y BPM, luego se explica el desarrollo del proyecto, donde se hace un mapeo y análisis de los procesos actuales del Área de Proyección y Extensión Universitaria de la FIA-USMP con respecto a la gestión del congreso internacional visión, rediseño de los xiv procesos utilizando BPM para la optimización de estos además del análisis, desarrollo e implementación del software que soportes los nuevos procesos. En el capítulo III se presenta el plan de pruebas donde se detalla los tipos de pruebas y técnicas a usar, además de los resultados obtenidos. En el capítulo IV correspondiente a las discusiones y aplicaciones de los resultados obtenidos, se enfoca en el análisis comparativo de los procesos antes y después de la solución implementada, además se indica dónde esta solución puede ser aplicada y qué mejoras podrían realizarse a futuro. Finalmente, a partir de estos resultados, se presentan las conclusiones y recomendaciones. xv 1. Problema Engorrosos procesos de gestión del congreso internacional visión de la Facultad de Ingeniería y Arquitectura de la USMP de La Molina. 2. Objetivos 2.1. Objetivo general Mejorar la gestión del Congreso Internacional de visión. 2.2. Objetivos específicos a) Mapear los procesos para la organización, gestión y coordinación del Congreso internacional visión. b) Implementar un sistema que automatice los procesos operativos del Congreso Internacional Visión. c) Implementar métricas e indicadores para la evaluación de los eventos de un congreso. d) Optimizar los procesos para el Congreso internacional Visión. 3. Justificación 3.1. Justificación teórica Con el apoyo de Business Process Management se va a mejorar la eficiencia de los procesos de negocio que se realizan para la gestión de congresos a través de herramientas, técnicas y disciplinas de gestión; en la que se deben modelar, automatizar y monitorizar los procesos de forma continua. Las organizaciones que han implantado BPM reportan grandes beneficios, con altísimos ahorros en costes y reducciones importantes en tiempos de servicios a sus clientes. XP Programming es una metodología ágil para el desarrollo de proyectos, esta permitirá implementar las funcionalidades del Sistema de Gestión de Congresos de una manera mucho más flexible y de fácil adaptación a las necesidades del cliente. Aquellas compañías que han utilizado XP xvi Programming, han demostrado tener grandes cambios tanto en la calidad de los productos como en el tiempo de entrega al cliente. Sus equipos de desarrollo son mucho más productivos y motivados realizando tareas grandes en pequeñas actividades 3.2. Justificación práctica El sistema desarrollado beneficia al área de Extensión y Proyección Universitaria de la FIA-USMP que son los organizadores del congreso, participantes y expositores, debido a que reducirá significativamente el tiempo atención y respuesta de los procesos que se realizan para la gestión del congreso visión, automatizando e integrando los procesos, mejorando la disponibilidad de la información y estableciendo indicadores que ayuden en la mejora de cada proceso y evalúen si los objetivos del congreso se están cumpliendo. Se ha realizado una evaluación en base a las funcionalidades que necesita la organización, con algunas soluciones que existen en el mercado actualmente. Ver Anexo 1 4. Limitación Como limitaciones para poder cumplir con el objetivo final de la tesis se tenía, el corto tiempo para realizar la implementación del sistema, falta de infraestructura en el área de TI de la facultad destinada al Sistema de Gestión de Congresos, para poder soportar el sistema en el largo plazo, falta de conexión directa a la base de datos de la facultad por lo que se dependía de los usuarios para mantener actualizada la información en el sistema y la espera de los tres días al año que dura Visión, para poder realizar todas las pruebas necesarias con datos reales para poder mejorar el sistema. xvii 5. Alcances El proyecto está determinado para desarrollar un sistema de gestión de congresos para el área de Extensión y Proyección Universitaria en la Facultad de Ingeniería y Arquitectura de la USMP. Luego de haber realizado un comparación, con otros aplicativos con características parecidas se determinó que nuestra solución era la más adecuada, debido a que generaba un gasto por única vez y se podía lograr todas las funcionalidades que se necesitan. El sistema será desarrollado en un entorno web y contemplará 5 procesos de negocio, gestión de asistencias, gestión de encuestas, generación de programa, gestión de expositores y la emisión de certificados. xviii 1. CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO 1.1. Antecedentes Según Martínez (2010) quien, desarrolló un proyecto que se basaba en la implementación de un sistema web de Gestión de Eventos para Seminarios Europeos mediante un CMS (Content Management System), que permite a los usuarios del site acceder a un repositorio de eventos pasados y futuros que han sido impartidos por diferentes departamentos del conjunto de universidades europeas. Indica que Drupal, que es un marco de gestión de contenidos, aporta muchas ventajas gracias a que simplifica y automatiza la tarea de los usuarios, tanto de los desarrolladores/administradores como de los usuarios finales. Los gestores de contenidos aparte de tener beneficios también presentan ciertos inconvenientes como: requieren un proceso de aprendizaje y documentación que normalmente es lento y pueden presentar ciertas vulnerabilidades, que pueden ser objetivo de ataques para conseguir información o entorpecer el funcionamiento habitual de la aplicación. De acuerdo a Cobos (2011) quien desarrolló una página web que tiene como finalidad automatizar y simplificar las tareas de gestión del portal Web para la organización de congresos, permitiendo así mismo una mayor coherencia en los datos existentes. Las aplicaciones web son una de las mejores alternativas a la hora de implementar cierto tipo de sistemas para llegar a grandes masas de usuarios y ser accesibles desde una amplia variedad de soportes, plataformas, dispositivos, etc. Por ello es necesario seguir formándose en tecnologías relacionadas con el mundo web. Díaz, Sistachs, Vega y Díaz (2013) desarrollaron un sistema abierto para Congresos. Para ello utilizaron Open Conference Systems (OCS), que es una plataforma de código abierto que surge del Public Knowledge Project (PKP) destinado a la administración de eventos. Esta plataforma es altamente flexible basado en PHP y puede ser hospedado en servidores web Unix o Windows. Basándose en esta plataforma, primero realizaron un estudio a profundidad y se le realizaron modificaciones las cuales fueron aceptadas por 19 los usuarios, con el cual se logró implementar un sistema para el Centro Virtual de Convenciones de Salud (Cencomed). Según, Santana (2013) el cual realizó una propuesta de una Plataforma Modular para la Gestión de Ponencias de Congresos Internacionales, el desarrollo de una aplicación que gestione las ponencias de congresos internacionales ha sido una gran idea, ya que en el mercado no existen suficientes aplicaciones que implementen las exigencias de un congreso de forma completa. El desarrollo de la aplicación se ha apoyado en el uso de metodologías ágiles de desarrollo, realizando entregas a medida que se iban realizando diferentes funcionalidades, y observando si las cuales, implementadas en cada entrega eran las adecuadas y si la dirección que iba tomando el desarrollo del proyecto era el correcto, permitiendo planificar el desarrollo, ajustándolo a lo que se iba comprobando, y realizando adaptaciones siempre que fuera necesario. Para, Arranz, de la Torre, Gañan, Jiménez E., Jiménez P., Luis y Palmero (2013), quienes realizaron una guía para organizar un congreso de calidad, para esto indican que se debe reflejar en el congreso los principios de la gestión de la calidad (EFQM): Implicación y compromiso de los organizadores y de la institución, Orientación al cliente, Proceso continuo de aprendizaje Desarrollo e implicación de las personas mediante la colaboración interna y el trabajo en equipo, Dirección basada en procesos y hechos con una gestión por indicadores, Desarrollo de alianzas con todo tipo de agentes, Orientación hacia los resultados, Responsabilidad social de la organización. García y Sotomayor (2014), realizaron la arquitectura de procesos del congreso que se realiza en la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC), sostienen que la definición de los procesos es importante ya que permite optimizar los procesos, mejorar la calidad y asegurar el cumplimiento de los objetivos. Para realizar el análisis primero realizaron el benchmarking a los procesos de las herramientas software de gestión de congresos y eventos, con esto desarrollaron los procesos de Marketing y logística. Para el desarrollo del proyecto se eligió el Framework Zachman que brinda puntos de 20 vista diferentes para el desarrollo de sistemas de información y la metodología Enterprise Business Modeling (EUP). Finalmente, presentaron la cartera de proyectos del congreso tecnológico a la UPC. Barragán y Bustos (2015) propusieron un Sistema de información Web que sirva como herramienta para centralizar la información de los diferentes tipos de eventos. El sistema web principalmente servirá para mejorar la gestión de los eventos realizados por la Sociedad Colombiana de Ortodoncia (SCO), para el desarrollo de esta utilizaron la metodología ágil SCRUM, que les permitió enfocarse en implementar el prototipo y no en documentación; además ayudó a cumplir eficaz y eficientemente con las expectativas de la SCO con respecto a la plataforma. También fue fundamental usar un Framework para el desarrollo de aplicaciones. Según, Molina (2015) quien desarrolló una aplicación híbrida destinada a dar soporte a la gestión de congresos. Utilizando un modelo incremental inspirado en diferentes principios ágiles y siguiendo el patrón de arquitectura de software Modelo-Vista-Controlador, centrándose en el desarrollo de un Middle-End nativo capaz de obtener los datos desde el servidor Back-End ya existente y proveer las vistas web Front-End con los datos de manera local; luego desarrolló una maqueta completa que representa visualmente el estado final de la aplicación, para posteriormente conectarla con todos los componentes. 1.2. Bases teóricas 1.2.1. BPM Business process management Para, Club BPM (2009): BPM es un conjunto de herramientas, técnicas y disciplinas de gestión para la identificación, análisis y mejora de los procesos de negocio. Los procesos y recursos empresariales deben dirigirse hacia la meta estratégica de la empresa, pero se debe ser capaces de conocer qué está impidiendo no llegar a los objetivos marcados, qué cuellos de 21 botella están ocurriendo, cómo solventar las excepciones y cómo dirigir los procesos y recursos para conseguir el reto buscado. El alcance del BPM está conformado por un conjunto de soluciones de software especializado que logra automatizar todo el ciclo de vida de los procesos, reglas y servicios de negocio, desde la identificación y modelización, hasta la monitorización, permitiendo así un entorno de Mejora Continua totalmente automatizado. (p.3) La figura N°1 muestra las distintas tecnologías del BPM por cada una de las etapas del ciclo de vida de la gestión de los procesos del negocio. Figura N°1. Tecnologías del BPM Fuente: Club BPM (2009) Para Díaz (2008): Los beneficios y ventajas de la tecnología BPM son las siguientes: a) Mayor retorno de inversión b) Mayor sensibilidad a las demandas del mercado a un menor costo. c) Integración de personas, procesos y tecnología. d) Agilidad y flexibilidad en la gestión de los procesos empresariales. e) Mejora el rendimiento y la productividad de todos los involucrados. 22 f) Reducción de actividades y procedimientos de los procesos. g) Reducción de errores. (p.168) 1.2.2. Metodología XP Según, Del Carmen y Smith (2014): XP es una metodología ágil centrada en potenciar las relaciones interpersonales como clave para el éxito en desarrollo de software, promoviendo el trabajo en equipo, preocupándose por el aprendizaje de los desarrolladores, y propiciando un buen clima de trabajo. XP se basa en realimentación continua entre el cliente y el equipo de desarrollo, comunicación fluida entre todos los participantes, simplicidad en las soluciones implementadas y coraje para enfrentar los cambios; XP se define como especialmente adecuada para proyectos con requisitos imprecisos y muy cambiantes, y donde existe un alto riesgo técnico. (p.2) La metodología XP Programming maneja 5 valores durante el desarrollo de un proyecto, tal como se muestra en la figura N°2. Figura N°2. Valores de XP Fuente: PM Certifica (2015) Según Santos (2013) indica que, XP Programming tiene 12 prácticas básicas como se muestra en la figura N°3, para que todo funcione correctamente. 23 Figura N°3. Practicas XP Fuente: PM Certifica (2015) El proceso de desarrollo de XP se realiza mediante iteraciones, cada una de ella es aprobada y se espera el conforme del cliente para seguir con el desarrollo. Ver figura N°4. Figura N°4. Proceso XP Fuente: PM Certifica (2015) Para: Joskowicz (2008): Las fases del proceso de XP son las siguientes. 24 a) Fase de exploración Es la fase en la que se define el alcance general del proyecto. El cliente define lo que necesita mediante la redacción de sencillas “historias de usuarios”. Los programadores estiman los tiempos de desarrollo en base a esta información. Esta fase dura típicamente un par de semanas, y el resultado es una visión general del sistema, y un plazo total estimado. b) Fase de planificación La planificación es una fase corta, en la que el cliente, los gerentes y el grupo de desarrolladores acuerdan el orden en que deberán implementarse las historias de usuario, y, asociadas a éstas, las entregas. El resultado de esta fase es un Plan de Entregas, o “Release Plan” c) Fase de iteraciones Esta es la fase principal en el ciclo de desarrollo de XP. Las funcionalidades son desarrolladas en esta fase, generando al final de cada una un entregable funcional que implementa las historias de usuario asignadas a la iteración. Las iteraciones son también utilizadas para medir el progreso del proyecto. Una iteración terminada sin errores es una medida clara de avance. d) Fase de puesta en producción Si bien al final de cada iteración se entregan módulos funcionales y sin errores, puede ser deseable por parte del cliente no poner el sistema en producción hasta tanto no se tenga la funcionalidad completa. En esta fase no se realizan más desarrollos funcionales, pero pueden ser necesarias tareas de ajuste (“fine tuning”). (p.9) Según Joskowicz (2008), dice que XP tiene los siguientes roles definidos. 25 Tabla N°1. Roles metodología XP ROL DESCRIPCIÓN DEL ROL Escribe las pruebas unitarias y produce el código del sistema. PROGRAMAR Define las tareas que conlleva cada historia de usuario, y estima el tiempo que requerirá cada una. Escribe las historias de usuario y las pruebas funcionales para validar su implementación. Asigna la prioridad a las historias CLIENTE de usuario y decide cuáles se implementan en cada iteración centrándose en aportar mayor valor al negocio. Ejecuta las pruebas regularmente, difunde los resultados en el PROBADOR equipo y es responsable de las herramientas de soporte para pruebas. Verifica las estimaciones realizadas, evalúa el progreso de TRACKER cada iteración y así como la factibilidad de los objetivos con las restricciones de tiempo y recursos presentes. Determina la tecnología y metodologías a usar por el equipo ENTRENADOR de desarrollo. Es un miembro externo del equipo con un conocimiento CONSULTOR específico en algún tema necesario para el proyecto. Es el dueño del equipo y sus problemas. Experto en tecnología y labores de gestión. Construye el plantel del equipo, obtiene GESTOR los recursos necesarios y maneja los problemas que se generan. Administra a su vez las reuniones (planes de iteración, agenda de compromisos, etc). Fuente: Joskowicz (2008) 1.2.3. SCRUM Según SCRUMStudy (2013), quien define SCRUM como un marco de referencia dentro de las metodologias ágiles para el desarrollo de proyectos, este marco permite realizar un desarrollo de software mucho más flexible y de fácil adptación a las necesidades del cliente. SCRUM tiene tres roles que obligatoriamente se requieren para producir el producto o servicio del proyecto, y son los siguientes. Tabla N°2. Roles Scrum 26 ROLES DESCRIPCIÓN DE RESPONSABILIDADES  Responsable del éxito del producto.  Responsable de los requisitos del cliente. PRODUCT  Responsable de lograr el máximo valor empresarial para el OWNER proyecto.  Gestiona la lista de producto (Product Backlog).  Responsables del entendimiento de los requisitos especificados por el Product Owner. DEVELOPMENT  Responsables de auto-organizarse para lograr el objetivo de la TEAM iteración (Sprint).  Equipo multifuncional que crean incrementos de producto.  Fomenta la auto-organización.  Enseña prácticas de Scrum a los involucrados en el proyecto.  Elimina los impedimentos que encuentra el equipo. SCRUM MASTER  Facilitador, asegura que el equipo Scrum esté dotado de un ambiente propicio para completar el proyecto.  Líder servicial. Fuente: SCRUMStudy (2013) El proceso de desarrollo de la metodología SCRUM es de forma iterativa e incremental como se muestra en la figura N°5. Se desarrolla mediante sprints, los cuales duran entre 2 a 4 semanas, obteniendo una primera versión del software. Así sucesivamente se van desarrollando cada sprint hasta el desarrollo total del producto. Durante cada sprint se llevan a cabo reuniones diarias y semanales. 27 . Figura N°5. Proceso Scrum Fuente: SCRUMStudy (2013) En SCRUM se ha definido los siguientes eventos: Sprint, reunión de planificación del sprint, daily scrum, revisión del sprint, retrospectiva del sprint y reunión refinamiento de backlog que se van realizando durante todo el proceso. Estos eventos se caracterizan por ser predefinidos y se realizan por tiempo limitado de duración. También se maneja los siguientes artefactos que representan el trabajo o valor del proyecto y están diseñados para maximizar la trasparencia de la información tal es el caso del product backlog, sprint backlog y cierre del sprint. 1.2.4. KANBAN Ordysinski (2013), indica que: Kanban tiene como objetivo principal gestionar de manera general como se van completando las actividades. Aunque Kanban no fue creada para la gestión de proyectos de software, en la actualidad se usa esta metodología dentro de esta área. 28 Los principios de la metodología Kanban indica que el marco de trabajo para el desarrollo de software puede ser presentado en 3 puntos principales. (p. 76) a) Visualizar el flujo de trabajo Kanban divide el trabajo en partes, cada una de estas partes se la escribe en un post-it y se lo pega en un tablero como se ve en la figura N°6. Estos post- it contienen información como fecha de entrega de la actividad, fecha de inicio, descripción de la tarea a realizar, etc. El objetivo de esta visualización es tener claro el trabajo que se va a realizar, y que está realizando cada integrante del equipo. b) Determinar el límite de trabajo en curso Una de las principales ideas de Kanban es que el número de tareas en cada fase del ciclo tiene que ser establecido y de conocimiento del equipo independientemente si el proyecto es grande o pequeño. Para poder agregar una nueva tarea es necesario que otra se haya terminado. c) Medir el tiempo en completar una tarea El tiempo en que se demora en finalizar una actividad o tarea se lo denomina “lead time”, el lead time empieza desde que se realiza la petición hasta que se entrega la misma. También se suele utilizar otra métrica muy importante denominada “cycle time”, el cycle time mide el rendimiento del proceso y se mide desde que se empieza a realizar la tarea hasta que se entrega la misma. En Kanban, como una característica que marca la diferencia con otras metodologías ágiles, esta no utiliza roles. Kanban entiende que la ausencia de roles es una ventaja para el equipo. Kanban permite saber el estado de los procesos y localizar rápidamente los problemas con un rápido vistazo. El éxito de esta metodología es que ayuda a los integrantes a auto-mejorar. 29 Figura N°6. Tablero de Kanban Fuente: Ordysinski (2013) 1.2.5. Goal-Question-Metric (GQM) Según Serrano (2002), GQM es un modelo para desarrollar y mantener un programa de métricas que ayudan a, alinear las métricas con los negocios de la organización y las metas técnicas, mejorar el proceso del software, gerenciar el riesgo, mejorar la calidad del producto (QIP). GQM se puede aplicar a todo el ciclo de vida del producto, procesos, y recursos y se pude alinear fácilmente con el ambiente organizacional. Los pasos para aplicar GQM son 6, de los cuales los primeras 3 se basan en usar las metas del negocio para identificar las métricas y los 3 últimos se basan en recopilar los datos para la construcción grafica de las métricas. a) Establecer las metas Desarrollar un conjunto de metas corporativas, de la división y del proyecto de negocio que estén asociados a un conjunto de medidas de productividad y calidad. b) Generación de preguntas Generar las preguntas (basadas en modelos) que definen objetivos de la manera más completa y cuantificable posible. c) Especificación de medidas Especificar las medidas necesarias a ser recolectadas para contestar las 30 preguntas y seguir la evolución del proceso y producto con respecto a las metas. d) Preparar recolección de datos Desarrollar mecanismos para la recolección de datos. e) Recolectar, validar y analizar los datos para la toma de decisiones Recoger, validar y analizar los datos en tiempo real, para proporcionar la realimentación de proyectos en una acción correctiva. f) Analizar los datos para el logro de los objetivos y el aprendizaje: Analizar los datos una vez alcanzado una meta para determinar el grado de conformidad y hacer las recomendaciones para mejoras futuras. 1.3. Definición y términos básicos a) Código de barras MBCEStore (2013) define el código de barras de la siguiente manera: “El código de barras consiste en un sistema de codificación creado a través de series de líneas y espacios paralelos de distinto grosor.” b) EPU (Extensión y Proyección Universitaria) Área de la FIA-USMP encargada de la gestión del congreso Internacional VISIÓN. c) Evaluación de los ambientes del congreso Se tiene distintos ambientes en los cuales se realizan los congresos, seminarios y talleres, este indicador ayuda a evaluar si todos los ambientes designados han sido convenientes y adecuados. d) Hoja de vida Documento o formato en el cual los Expositores escriben un resumen de sus logros y conocimientos adquiridos a lo largo de su vida. e) Inscritos por escuela 31 Número de alumnos de la universidad que se han inscrito en el congreso por escuela cada año. f) Invitado Persona a la cual se contacta para consultar su participación en el Congreso, y volverse un expositor del congreso. g) Lectora de barras Código de Barras (2012) define la lectora de código de barras de la siguiente manera: “Es un dispositivo electrónico que por medio de un láser lee el código de barras y emite el número que muestra el código de barras.” h) Número de asistencias por conferencia/seminario/taller Indicador que muestra la cantidad de participantes por cada conferencia, seminario o taller. Ayuda a evaluar cuales fueron las conferencias más solicitadas y evaluar la preferencia de los participantes. i) Número de asistencias por participante Indicador que ayuda para verificar la cantidad de asistencias de los participantes, quienes tienen más y menos asistencias. j) Numero de conferencia no realizadas Indicador que muestra que conferencias de las programadas no se lograron realizar. k) Número de expositores que cuentan con grado superior a Master Indicador que indica que cantidad de los expositores que tienen un grado superior a Master l) Número de inscritos Número de participantes por cada congreso. m) Numero de invitaciones aceptadas 32 Indicador que permite conocer qué cantidad de las invitaciones enviadas a los expositores han sido aceptadas por cada año. n) Participantes que cumplen asistencias mínimas Indicador que muestra cuantos participantes por cada año logran cumplir con el número de asistencias mínimas para obtener el certificado. o) Ratio calificaciones de las exposiciones Indicador que ayuda a evaluar la calidad de las exposiciones que se están brindando en los eventos y que se debe mejorar. p) Ratio de la evaluación del personal de apoyo Por cada congreso se designa un personal de apoyo para brindar orientación y ayudar organizadores, este indicador ayuda a evaluarlos y si se debe mejorar algún aspecto. q) Ratio de satisfacción de los participantes Indicador que permite conocer el grado de satisfacción de los participantes durante todo el evento y por cada año. r) Responsive web Alvarez (2015) indica que el Responsive Web: “Es la técnica que permite crear sitios adaptables a las condiciones del ordenador o dispositivo desde donde se van a acceder, sobre todo en lo que tiene relación con la pantalla del sistema donde se están visualizando.” 2. CAPÍTULO II 33 METODOLOGÍA 2.1. Material 2.1.1. Recursos humanos En la presente tesis se tiene distintos roles que se muestran en la tabla N°3. Tabla N°3. Roles del proyecto ROL NOMBRE PROGRAMAR Mejía Muñoz, Luis Ing. Sara Paredes Paredes CLIENTE Ing. Waldy Grandez Pizarro PROBADOR Montero Saravia, Melissa TRACKER Mejía Muñoz, Luis ENTRENADOR Montero Saravia, Melissa CONSULTOR Vanessa Savero Torres GESTOR Montero Saravia, Melissa / Mejía Muñoz, Luis Fuente: Propia 2.1.2. Hardware Los equipos que se requieren para la presente tesis deben cumplir con las siguientes características mostradas en la tabla N°4. Tabla N°4. Equipos para el proyecto EQUIPOS DESCRIPCIÓN CANTIDAD USO CPU Intel Core i5 2da generación 3.10 GHz 64 Bits 4GB de RAM COMPUTADOR 1 Permanente 500GB de Disco + monitor + mouse + teclado Laptop Toshiba Core i5 4ta LAPTOP 2 Temporal generación LECTOR Lector de Código de Barras 23 Permanente Fuente: Propia 2.1.3. Software 34 Los softwares que se requieren deben ser los siguientes que están en la tabla N°5. Con sus versiones respectivas. Tabla N°5. Software para el proyecto SOFTWARE VERSION LICENCIA CANTIDAD USO ANÁLISIS Y DISEÑO Windows 8 8.1 Microsoft 2 Temporal Ms project professional 2010 14.0.7166.5000 Microsoft 1 Temporal Ms word professional 2010 14.0.7166.5001 Microsoft 2 Temporal Bizagi process modeler 2.8.0.8 Software Libre 1 Temporal IMPLEMENTACIÓN Windows server 2008 6.1.7 Microsoft 1 Permanente Mysql 5.0 Software Libre 1 Permanente Php 5.2 Software Libre 1 Permanente Wampserver 2.2 Software Libre 1 Permanente Fuente: Propia 2.1.4. Cronograma Las actividades del proyecto se han planificado para lograr concluir el proyecto en las fechas establecidas. Ver tabla N°6 y tabla N°7. Tabla N°6. Cronograma de Actividades – Parte 1 35 Fuente: Propia Tabla N°7. Cronograma de Actividades – Parte 2 Fuente: Propia 2.1.5. Presupuesto 36 Para llevar a cabo esta tesis se necesita una inversión de S/. 23.026,70 como se puede ver en la tabla N°8 y en la tabla N°9, debido a que la mayoría de costos de hardware y software necesarios para la implementación del sistema ya son propiedad de la universidad o de los autores, por lo tanto no generan costo. Estos costos solo toman en cuenta lo necesario para la implementación del sistema sin tomar en cuenta los costos del evento. Tabla N°8. Montos presupuestados COSTO HARDWARE/ SOFTWARE PROCEDENCIA CANTIDAD COSTO UNITARIO Laptop Toshiba core i5 4ta Los autores 2 S/. 2,500.00 S/. 5,000.00 generación + Licencia Windows 8 CPU Intel core i5 2da generación 3.10 GHz 64 bits RAM 4GB Disco Duro FIA - USMP 2 S/. 2,000.00 S/. 4,000.00 500GB+monitor+mouse y teclado Lector de código de Barras - 23 S/. 70.00 S/. 1,610.00 MS Project 2010 FIA - USMP 1 S/. 350.00 S/. 350.00 MS Word 2010 Los autores 2 S/. 416.00 S/. 832.00 BIZAGI Process Modeler Software libre 1 S/. 0.00 S/. 0.00 Windows Server 2008 Software libre 1 S/. 0.00 S/. 0.00 MySQL Software libre 1 S/. 0.00 S/. 0.00 PHP Software libre 1 S/. 0.00 S/. 0.00 PHP Designer Software libre 1 S/. 0.00 S/. 0.00 TOTAL S/. 11,792.00 Fuente: Propia Tabla N°9. Costos fijos y variables 37 COSTO FIJOS CANTIDAD COSTO Agua S/. 175,00 COSTO VARIABLE CANTIDAD COSTO Mano de Obra directa 3 S/. 10.559,70 Luz S/.500,00 TOTAL S/.11.234,70 Fuente: Propia 2.2. Métodos Para el desarrollo del sistema se decidió utilizar una metodología ágil, para ello se realizó una comparación entre XP. SCRUM y KANBAN, como se muestra en la tabla N°10. El cuadro comparativo muestra las principales diferencias entre las metodologías ya mencionadas. Tabla N°10. Comparación metodologías ágiles METODOLOGIAS XP SCRUM KANBAN Orientado al desarrollo Orientado a la gestión de Orientado a la gestión de de software proyectos proyectos La priorización se La priorización la realiza el La priorización es realiza según el cliente y el equipo de opcional cliente desarrollo Solo Proyectos Para proyectos grandes y Solo Proyectos Pequeños Pequeños pequeños Tiene 7 roles Tiene 3 roles No tiene asigna roles Se realizan No es necesario realizar Se realizan estimaciones estimaciones macros una estimación Se realizan reuniones Se realizan reuniones diarias y No hay reuniones al inicio y fin de cada luego de cada sprint definidas iteración Fuente: Propia Según el análisis hecho al realizar el cuadro comparativo, se decidió calificar 38 a las tres metodologías ágiles según los criterios que considera más importantes para lograr concluir satisfactoriamente el desarrollo del software. Adicionalmente para esta comparación se estableció un rango de 1 al 5 para evaluar que tan buena es la metodología en cada criterio. Los cuales son: 1= Muy Malo, 2= Malo, 3= Regular, 4=Bueno y 5=Muy Bueno. Tabla N°11. Criterios para elección de una metodología ágil METODOLOGÍA CRITERIOS XP SCRUM KANBAN Facilidad para gestionar el alcance del 4 4 4 proyecto en cada una de las iteraciones Mantener la comunicación directa con los 3 5 5 interesados del proyecto Definición de pruebas de aceptación entregadas por el cliente para cada uno de los 5 4 3 requerimientos Mantener el producto totalmente integrado al 5 4 4 finalizar cada iteración Facilitar la elaboración pruebas por cada 5 3 3 iteración del proyecto Facilidad de corregir errores 5 4 3 La metodología permite definir equipos de 4 5 5 desarrollo pequeños y centralizados La metodología facilita el intercambio de 5 4 5 conocimiento TOTAL 36 33 32 Fuente: Propia Según los resultados de la tabla N°11, la mejor opción para el desarrollo del sistema es utilizar la metodología XP Programming debido a que, no se tiene un extenso equipo de desarrollo. Es bueno utilizar una metodología que fomente la retroalimentación entre los dos y debido al corto tiempo que se tiene para el desarrollo, se necesita una metodología en la que no se interactúe mucho tiempo con los usuarios. En cuanto a la mejora de procesos se utilizará la notación BPMN, ya que va a 39 ayudar a mapear los procesos tanto actuales como mejorados. Por último el planteamiento de indicadores y métricas se empleará la metodología GQM (Goal Question Metric), por lo que se adaptaba más a la necesidad y escenario que se tiene actualmente. 2.3. Desarrollo de proyecto 2.3.1. Mejora de procesos Para la realización de la mejora de procesos se han realizado el mapeo de los procesos actuales y los procesos mejorados. 2.3.1.1. Inventario de procesos El área de Extensión y Proyección Universitaria tiene 12 procesos de negocio para la realización del Congreso Internacional VISIÓN de los cuales 3 procesos de la tabla N°12. van a ser mejorados y automatizados y los 9 restantes se pueden ver en la tabla N°13. los cuales solo van a ser mapeados. Tabla N°12. Procesos de Negocio Automatizados CÓDIGO DE PROCESO DESCRIPCIÓN ROLES PROCESO  Encargado de EPU Este proceso se hace cargo de  Encargado de Expositores Gestión de la elaboración y selección de  Invitado P01 Expositore lista de invitados, el envió de  Encargado de Administración s invitaciones y generación de  Encargado de Invitados de TI programa.  Encargado de Invitado de SI En este proceso se solicita l a Encargado de EPU impresión de las encuestas, s e Encargado de Asistencias y Control de entregan las encuestas encuestas Asistencia reparten las encuestas a l Personal de Apoyo P02 s y personal de apoyo y se entreg a Participante Encuestas a cada participante en cada congreso, seminario o taller. Luego de haber terminado el 40 congreso se registra las encuestas. Se genera una lista con lo s Expositor Emisión participantes que cumplen co n Encargada de Expositores de P03 los requisitos mínimos y s e Personal de Apoyo Certificado solicita la impresión de lo s Encargado de EPU s certificados.  Participante Fuente: Propia Tabla N°13. Procesos de negocio no automatizados CÓDIGO DE PROCESO DESCRIPCIÓN ROLES PROCESO  Encargado de Service Este proceso se hace cargo de Desk Gestión de la elaboración y selección de  Encargado de Soporte P04 Soporte lista de invitados, el envió de Técnico Técnico invitaciones y generación de  Expositor programa.  Anfitriona Este proceso se hace cargo de Anfitriona Gestión de la elaboración y selección de  Expositor P05 Anfitrionas y lista de invitados, el envió de  Participante Recepción invitaciones y generación de programa.  Coordinador de Impresiones Gestión Web En este proceso se solicita la  Encargada de EPU P06 e Impresiones impresión de la publicidad,  Encargado de Diseño programa, encuesta y  Encargado de certificados. Impresiones En este proceso, se verifica que Coordinador de Talleres los ambientes estén listo para  Expositor Gestión de las exposiciones. Luego del  Asistente de Talleres P07 Talleres y congreso también regresan las Laboratorio computadoras para las clases cotidianas 41 Se coordina la entrega de  Encargado de Personal Gestión de refrigerio. También envían un  Personal de apoyo P08 Personal y listado del cumplimiento de Refrigerio horas del personal de apoyo. En este proceso se ve el  Coordinador del Concurso Gestión de manejo del concurso de  Jurado P09 Concurso de proyectos, desde la inscripción Concursante Proyectos hasta la premiación a los mejores proyectos. Este proceso indica la forma en Encargado Inscripción cómo se pueden inscribir los  Participante Gestión de P10 participantes. Se pueden Inscripciones inscribir a través de web o presencialmente. Encargado de Soporte Técnico Este procesos se encarga de Entrega de Encargado de materiales P11 entregar las materiales a cada Materiales Participante participante y expositor Expositor Este proceso se encarga del Encargado de expositor Gestión de manejo del concurso de Jurado P12 Torneo de robótica desde la inscripción Concurso de Robótica hasta la premiación Representante Fuente: Propia 2.3.1.2. Mapa de procesos Se tiene el mapa de todos los procesos involucrados en la Gestión del Congreso Internacional VISIÓN, de los cuales los tres procesos que se encuentran en color rojo van a ser automatizados, según la figura N°7. 42 Figura N°7. Mapa de Procesos Fuente: Propia 2.3.1.3. Descripción de los procesos En esta sección, se mostrará el mapeo de todos los procesos, incluyendo la mejora y las actividades a automatizar de los tres procesos más críticos. 2.3.1.3.1. Procesos de negocio automatizados P01: Gestión de expositores En este proceso se realiza el manejo de invitados, el registro de hoja de vida de los expositores y también se realiza la elaboración del programa. Ver figura N°8. Luego de automatizar el proceso de gestión de expositores, se dividió en dos procesos que son: P01.1: Gestión de expositores En este proceso, se realiza el manejo de las invitaciones y selección de expositores para el Congreso de ese año, luego los expositores proceden a 43 llenar sus hojas de vida y se coordina los accesos a la cochera. Ver figura N°9. P01.2: Elaboración del programa En este proceso como se ve en la figura N°10. se genera varias versiones del programa, y se escoge la mejor opción. P02: Control de asistencias y encuestas Este proceso contempla todo lo referido al registro de las asistencias de los participantes, hasta el llenado de encuestas. Ver figura N°11. Una vez automatizado este proceso se redujeron las actividades y dividió en los siguientes procesos: P02.1: Gestión de asistencias Este proceso como se ve en la figura N°12. se realiza el registro de asistencia de los participantes a cada conferencia, seminario o taller y se genera el reporte de las mismas. P02.2: Gestión de encuestas En este proceso, los participantes registran la encuesta de satisfacción por cada conferencia, seminario, o taller asistido. Luego se genera un reporte con los resultados de la encuesta, como se puede ver en la figura N°13. P03: Emisión de certificados En este proceso se realiza la emisión de certificados según el cumplimiento de requisitos mínimos por participante. Ver figura N°14. Con el sistema este proceso sufrirá cambios en las actividades a automatizar, quedando el proceso que se describe a continuación. P03.1: Emisión de certificados En este proceso, se gestiona la emisión de certificados según el cumplimento de los requisitos mínimos como se ve en la figura N°15. 44 Figura N°8. Gestión de expositores (Antes) Fuente: Propia 45 Figura N°9. Gestión de expositores (Actual) Fuente: Propia Figura N°10. Elaboración del programa (Actual) Fuente: Propia 46 Figura N°11. Gestión de asistencia y encuestas (Antes) Fuente: Propia 47 Figura N°12. Gestión de asistencia (Actual) Fuente: Propia Figura N°13. Gestión de encuestas (Actual) Fuente: Propia 48 Figura N°14. Emisión de certificados (Antes) Fuente: Propia 49 Figura N°15. Emisión de Certificados (Actual) Fuente: Propia 2.3.1.3.2. Procesos de negocio no automatizados A continuación se presenta el mapeo de los nueve procesos que no han sido automatizados. 50 Figura N°16. Gestión de soporte técnico Fuente: Propia 51 Figura N°17. Gestión de anfitrionas y recepción Fuente: Propia 52 Figura N°18. Gestión web e impresiones Fuente: Propia 53 Figura N°19. Gestión de talleres y laboratorios Fuente: Propia 54 Figura N°20. Gestión de personal y refrigerio Fuente: Propia 55 Figura N°21. Gestión de concurso de proyectos Fuente: Propia 56 Figura N°22. Gestión de inscripciones Fuente: Propia 57 Figura N°23. Entrega de materiales Fuente: Propia 58 Figura N°24. Gestión de torneo de robótica Fuente: Propia 59 2.3.2. Desarrollo del software Según la metodología XP Programming, el desarrollo se divide las siguientes cuatro fases. 2.3.2.1. Fase exploración a) Definición de funcionalidades De acuerdo a las actividades que se van a automatizar según el mapeo de procesos, se realizó la definición de las funcionalidades del sistema, las cuales se muestran en la tabla N°14. Tabla N°14. Funcionalidades del sistema FUNCIONALIDAD MÓDULO DESCRIPCIÓN DE SISTEMA PROCESO Se controlara la asistencias de los participantes a Registrar asistencia los diferentes conferencias, seminarios o talleres al que ingresen. P02.1 Se puede generar tres distintos reportes: Listar reporte de Asistencias por día, Asistencias por Exposición o asistencias Asistencias por participante. Crea, modifica, elimina las preguntas de las Mantener encuesta encuestas, y también las opciones de respuesta. Los alumnos luego de asistir a una conferencia / Registrar encuesta Taller, pueden registrar su encuesta. El encargado de EPU da por finalizado el llenado Cerrar encuesta de encuestas de los participantes al finalizar el congreso. Luego de tener las encuestas cerradas, se puede P02.2 generar los reportes estadísticos de las respuestas de los participantes. Se obtiene los siguientes Listar encuesta de indicadores: Ratio de satisfacción de los Evaluación participantes, Ratio calificaciones de las exposiciones, Ratio de la evaluación del personal de apoyo y Evaluación de los ambientes del congreso. Puede actualizar, eliminar o agregar el directorio de Mantener Contactos contactos. También permite crear un usuario para el sistema. P03.1 Permite visualizar la lista de invitados que fueron Listar invitados seleccionados 60 EXPOSITORES ENCUESTAS ASISTENCIA Seleccionar Elige quienes serán invitados al congreso invitados Permite agregar, eliminar o modificar la lista de Definir temas temas de cada una de las escuelas para que los expositores puedan elegir. Permite al expositor llenar sus datos personales, su Registrar hoja de perfil profesional, su experiencia laboral y vida compartir información sobre su exposición Permite al encargado de expositores crear una Generar hojas de reseña general de los expositores para luego vida generar las hojas de vida. Se elaborará la invitación que serán enviadas por Generar invitaciones correo electrónico a los invitados o expositores Permite al encargado de administración ver los Listar vehículos datos de los automóviles de los expositores Con la información recolectada, automáticamente Generar programas se generarán diferentes versiones del programa de del congreso conferencias, seminarios y talleres y envía los datos de la exposición a los expositores Permite realizar ajustes a los programas Mantener programa generados o crear un nuevo programa del congreso manualmente. Listar versiones del Permite visualizar las diferentes versiones de los P03.2 programa del programas congreso Seleccionar Selecciona el programa más adecuado para el programa del congreso congreso Se ingresarán datos generales del congreso, los Registrar Congreso cuales se tomarán en cuenta para la elaboración del programa. Se ingresa la cantidad de asistencias mínimas para poder recibir el certificado y luego se validará según la cantidad de personas que cumplan con Emitir certificados esta cantidad. Se generará la lista de personas que cumplen con las asistencias. / Se generará el P03.1 certificado de los expositores. Evaluar Verificará si el alumno cumple con los requisitos cumplimiento de para recibir su certificado asistencias Fuente: Propia 61 CERTIFICADOS PROGRAMA b) Modelo de caso de uso Luego de tener las funcionalidades definidas del sistema de gestión de congresos se realizó el desarrollo del Modelo de Caso de Uso del Sistema como se puede ver en la figura N°25. c) Modelo de base de datos Posterior al Modelo de Casos de Uso, se diseñó el modelo de base de datos que soportara el sistema de Gestión de Congresos como se puede ver en la figura N°26. 62 Figura N° 25. Modelo de caso de uso Fuente: Propia 63 Figura N° 26. Diseño de base de datos Fuente: Propia 64 d) Realización del diccionario de datos En base al modelo de datos realizado, se realizó el diccionario de datos de todas las clases del modelo. Tabla N°15. Diccionario de datos TABLA ASIGNACION_AMBIENTE LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN identificación de la asignación del PK idasignacion int(11) ambiente a una escuela FK idambiente int(11) identificador del ambiente FK idescuela int(11) identificador de la escuela FK idcongreso int(11) identificador del congreso TABLA TEMA LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN PK idtema int(11) identificador del tema FK idescuela int(11) identificador de la escuela nombre varchar(200) nombre del tema DESCRIPCIÓN Text descripción del tema FK idcongreso int(11) identificador del congreso TABLA ESCUELA LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN PK idescuela int(11) identificador de la escuela nom_escuela varchar(100) nombre de la escuela TABLA AMBIENTE LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN PK idambiente int(11) identificador del ambiente facultad varchar(20), facultad a la que pertenece el ambiente pabellón donde se encuentra el pabellon varchar(20) ambiente nom_ambiente varchar(20) nombre del ambiente identificador del tipo de exposición que FK idtipo_expo int(11) se llevará a cabo en el ambiente TABLA TIPO_EXPOSICION LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN PK idtipo_expo int(11) identificador del tipo de exposición nombre_expo varchar(20) descripción del tipo de exposición TABLA PROGRAMA LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN PK idprograma int(11) identificador del programa FK idhorario int(11) identificador del horario identificador de la asignación de un FK idasig_ambiente int(11) ambiente a un programa nro_dia int(11) día del congreso FK idescuela int(11) identificador de la escuela FK idtipo_expo int(11) identificador del tipo de exposición 65 FK idcongreso int(11) identificador del congreso FK idexposicion int(11) identificador de la exposición TABLA HORARIO LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN PK idhorario int(11) identificador del horario FK idtipo_expo int(11) identificador del tipo de exposición intervalo varchar(20) intervalo de tiempo nro_dia int(11) día del congreso FK idcongreso int(11) identificador del congreso TABLA EXPOSICION LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN PK idexposicion int(11) identificador de la exposición FK idtipo_expo int(11) identificador del tipo de exposición titulo_exposicion varchar(100) título de la exposición FK idtema int(11) identificación el tema FK idusuario int(11) identificación del expositor FK idescuela int(11) identificación de la escuela FK idcongreso int(11) identificación de congreso identificación de la primera opción del FK idprograma_op1 int(11) programa identificación de la segunda opción del FK idprograma_op2 int(11) programa identificación de la tercera opción del FK idprograma_op3 int(11) programa estado_escuela int(11) estado de la escuela TABLA CONGRESO LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN PK idcongreso int(11) identificador del congreso nom_congreso varchar(200) nombre del congreso fecha_inicio Date fecha de inicio del congreso fecha_fin Date fecha de término del congreso hora_inicio Time hora de inicio del congreso hora_fin Time hora de término del congreso hora_reg Time hora de registro del congreso TABLA VAR_ASISTENCIA LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN identificador de la variable de PK Idvar_asistencia int(11) asistencias identificador del congreso al que FK idcongreso int(11) pertenece la variable número mínimo de asistencias FK asistencia_min int(11) permitidas de los participantes por congreso. TABLA EXCLUSION_HORARIO LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN identificador de la exclusión de un PK idexclusion int(11) horario 66 FK idcongreso int(11) identificador del congreso FK idusuario int(11) identificador del expositor TABLA ROL LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN PK idrol int(11) identificador del rol nombrerol varchar(50) nombre del rol TABLA VEHICULO LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN PK idvehiculo int(11) identificador del vehículo FK idexposicion int(11) identificador de la exposición marca varchar(20) marca del vehículo modelo varchar(20) modelo del vehículo placa varchar(20) placa del vehículo color varchar(20) color del vehículo TABLA ASISTENCIA LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN PK idasistencia int(11) identificador de la asistencia FK idexposicion int(11) identificador de la exposición FK idusuario int(11) identificador del participante fecha_reg timestamp fecha de registro de la asistencia TABLA PERSONAL LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN PK idusuario int(11) identificador del personal de apoyo nombres varchar(50) nombres del personal de apoyo idrol int(11) identificador del rol identificador de la escuela a la que fue FK idescuela int(11) asignado FK idcongreso int(11) identificador del congreso TABLA PARTICIPANTE LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN PK idusuario int(11) identificador del participante modalidad de inscripción del modalidad varchar(100) participante local varchar(20) local de participante escuela varchar(20) escuela del participante cod_alumno varchar(20) código de alumno de los participantes nombres varchar(30) nombres del participante ap_paterno varchar(20) apellido paterno del participante ap_materno varchar(20) apellido materno del participante FK idcongreso int(11) identificador del congreso TABLA CONTACTO LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN PK idusuario int(11) identificador del contacto titulo varchar(20) título de la exposición que realizará nombres varchar(50) nombre completo del contacto 67 cargo que tiene en la empresa que cargo varchar(50) labora empresa varchar(50) empresa de la que proviene direccion varchar(100) dirección de su domicilio email varchar(100) correo electrónico telfoficina varchar(20) teléfono de la oficina donde labora celular varchar(20) número de celular profesion varchar(50) profesión que posee grado_academico varchar(50) grado académico que tiene el contacto universidad varchar(50) casa de estudios a la que pertenece foto varchar(200) foto el contacto pais varchar(20) país de procedencia indica si es contacto, invitado o estado int(11) expositor idescuesta int(11) escuela a la que pertenece el contacto TABLA USUARIO LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN PK idusuario int(11) identificador del usuario usuario varchar(8) usuario con el que ingresará al sistema password varchar(50) clave para ingresar al sistema tipo_user varchar(20) tipo de usuario TABLA ALTERNATIVA LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN PK idaltenativa int(11) identificador de la alternativa FK idpregunta int(11) identificador de la pregunta alternativa int(11) numero de la alternativa TABLA PREGUNTA LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN PK idpregunta int(11) identificador de la pregunta pregunta varchar(200) contenido de la pregunta FK idencuesta int(11) identificador de a encuesta TABLA ENCUESTA LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN PK idencuesta int(11) identificador de la encuesta nom_encuesta varchar(200) nombre de la encuesta FK idcongreso int(11) identificador del congreso fecha_reg timestamp fecha que registro la encueta TABLA RESPUESTA LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN PK id_respuesta int(11) identificador de la respuesta identificador de la encuesta de la FK id_expo_encuesta int(11) exposición a la que pertenece la respuesta FK idpregunta int(11) identificador de la pregunta identificador de la alternativa que tiene FK idalternativa int(11) la respuesta 68 TABLA EXPO_ENCUESTA LLAVE COLUMNA TIPO DE DATO DESCRIPCIÓN identificador de la encuesta de una PK idexpo_encuesta int(11) exposición FK idencuesta int(11) identificador de la encuesta FK idexposicion int(11) identificador de la exposición identificador del participante que FK idusuario int(11) registro la encuesta comentario Text comentario que realiza el participante fecha_reg timestamp fecha de registro Fuente: Propia e) Arquitectura del sistema La arquitectura del sistema como tal, es un cliente servidor. Esta arquitectura tiene tres niveles; el primer nivel es el cliente quien puede acceder desde un dispositivo móvil o un desktop a través de solicitudes http, el segundo nivel es el servidor de aplicaciones el cual proporciona los recursos solicitados por el cliente, y el tercer nivel es el servidor de base de datos que se complementa con el servidor de aplicaciones para brindar la información solicitada. Respecto a la Arquitectura de Seguridad del sistema, este se subdivide en cuatro capas que también se puede observar en la figura N°27. e. 1) Adaptabilidad Hace referencia a que los usuarios podrán acceder al sistema de Gestión de Congresos desde distintos dispositivos, ya sean móviles o desktops. e. 2) Encriptación Toda la información sensible trasmitida por el sistema de Gestión de Congresos es encriptada con el protocolo SSL garantizando la seguridad de la información cuando estén conectados a la red principal. e. 3) Firewall Se tiene un sistema firewall, el cual ayuda a delimitar los accesos a la red, habilitando solo ciertos puertos para lograr tener una mejor seguridad. e. 4) Servidor 69 Se cuenta con un servidor en el cual se tiene alojado tanto el servidor de aplicaciones como el servidor para base de datos. Cliente Movil Base de Datos MySQL http Internet Firewall Lector de Codigo Adaptabilidad de Barras Cliente Web Servidor Windows Server 2012 R2 Figura N°27. Arquitectura del sistema Fuente: Propia f) Elaboración de historias de usuario Siguiendo la metodología escogida se describe las historias de usuario de acuerdo a las funcionalidades que se van a automatizar. Tabla N°16. HU - Registrar asistencia Historia de Usuario Número: 1 Usuario: Encargado de EPU Nombre historia: Registrar asistencia Prioridad en negocio: Riesgo en desarrollo: Alta Alta Puntos estimados: 3 Iteración asignada: 1 Fecha: 22/03/2016 Programador responsable: Descripción: Al inicio de cada exposición el encargado de apoyo podrá ver la lista de las exposiciones, que están programadas para realizarse en el congreso y que aún no se han dictado. El sistema mostrará, el nombre de la exposición, el expositor, el tipo de exposición, el tema de exposición, cantidad de asistentes, y un botón para pasar la asistencia. El encargado de apoyo seleccionará la exposición a la que iniciará el registro de la asistencia dando clic en el botón pasar. El encargado de apoyo solicitará el DNI de los participantes y procederá a registrar la asistencia de los alumnos automáticamente mediante un lector de código de barras. Si el participante no tiene DNI, el encargado de apoyo puede colocar manualmente el 70 número de DNI para el registro de la asistencia. A medida que va registrándose la asistencia de los participantes se ira visualizando la lista de participantes que asistieron. Si el participante no está en la lista de inscritos al congreso no se podrá registrar la asistencia aparecerá el mensaje: “asistencia no existe”. Si la asistencia del participante ya fue registrada para esa exposición no permitirá registrar doble la asistencia y aparecerá el mensaje: “ya se registró al participante”. Observaciones: Tener cargado el Excel de participantes del congreso para que puedan ser reconocidos en la asistencia. Prototipos: Fuente: Propia Tabla N°17. HU - Listar reporte de asistencias 71 Historia de Usuario Número: 2 Usuario: Encargado de EPU Nombre historia: Listar Reporte de Asistencias Prioridad en negocio: Alta Riesgo en desarrollo: Media Puntos estimados: 2 Iteración asignada: 1 Fecha: 11/04/2014 Programador responsable: Descripción: El encargado de EPU seleccionará de cual congreso desea ver los reportes y el tipo de reporte de asistencias que desea ver los tipo de reporte que se pueden ver son: - Asistencias por día: Número de asistencias registradas a lo largo del día seleccionado. - Asistencias por Exposición: Se puede ver el número de asistencias de cada exposición. - Asistencias por participante: permite ver el número de asistencias de cada participante ordenándolo de menor a mayor para poder identificar a los participante que casi no han asistido al congreso. El Sistema mostrará el graficó de barras correspondiente al reporte seleccionado. Observaciones: Para generar el reporte se deben de tener por lo menos alguna asistencia en alguna exposición. Prototipos: Fuente: Propia Tabla N°18. HU - Mantener encuesta 72 Historia de Usuario Número: 3 Usuario: Encargado de EPU Nombre historia: Mantener encuesta Prioridad en negocio: Riesgo en desarrollo: Media Media Iteración asignada: 1 Fecha: Puntos estimados: 2 22/03/2016 Programador responsable: Descripción: Luego de haber registrado el congreso, el encargado de EPU puede crear, modificar o eliminar la encuesta correspondiente al congreso. Dentro de la encuesta puede visualizar, agregar, modificar y eliminar las preguntas de la encuesta seleccionada. Luego de manipular las preguntas puede entrar al detalle de cada pregunta para visualizar, agregar, modificar y eliminar las respuestas de la pregunta seleccionada. Observaciones: Ya no se debe manipular las preguntas de la encuesta una vez iniciado el evento. Prototipo: Fuente: Propia Tabla N°19. HU - Registrar encuesta 73 Historia de Usuario Número: 4 Usuario: Participante Nombre historia: Registrar Encuesta Prioridad en negocio: Riesgo en desarrollo: Alta Alta Puntos estimados: 3 Iteración asignada: 1 Fecha: 22/03/2016 Programador responsable: Descripción: El participante luego de asistir a las exposiciones debe de ingresar al sistema desde su laptop o Smartphone, para responder las preguntas de las encuesta de evaluación correspondiente a cada una de las exposiciones que ha asistido, el participante seleccionará una exposición y dará clic en dar encuesta, coloca el ciclo del participante, responde las preguntas, si desea añade un comentario y finalmente envía la encuesta registradas dando clic al botón grabar. Observaciones: El participante debe de llenar todas las encuestas que el sistema le indica, para que pueda tomarse en cuenta la asistencia a dicha exposición. Prototipo: Fuente: Propia Tabla N°20. HU - Cerrar encuesta 74 Historia de Usuario Número: 5 Usuario: Encargado de EPU Nombre historia: Cerrar encuesta Prioridad en negocio: Riesgo en desarrollo: Media Media Iteración asignada: 1 Fecha: Puntos estimados: 1 11/04/2014 Programador responsable: Descripción: El encargado de EPU puede ver todas las exposiciones que están programadas en el congreso para elegir a cual cerrarle la encuesta de evaluación marcando el check a la exposición y dando clic al botón actualizar, también finalizado el congreso puede cerrar todas las encuestas marcando el check de cerrar todo y en el botón actualizar, poniendo un límite a los participantes para poder registrarlas. Observaciones: El encargado de EPU es el encargado de definir qué tiempo les dará a los participantes para que puedan llenar sus encuestas. Prototipo: Fuente: Propia Tabla N°21. HU - Listar encuesta de evaluación 75 Historia de Usuario Número: 6 Usuario: Encargado de EPU Nombre historia: Listar encuesta de evaluación Prioridad en negocio: Riesgo en desarrollo: Alta Media Puntos estimados: 2 Iteración asignada: 1 Fecha: 11/04/2014 Programador responsable: Descripción: El encargado de EPU una vez cerrado el registro de encuestas, selecciona el reporte de encuestas y la pregunta de la cual quiere generar el reporte y genera un reporte estadístico según las respuestas llenadas para dicha pregunta, de las estadísticas obtenidas de las preguntas se pueden obtener los siguientes indicadores:  Ratio de satisfacción de los participantes  Ratio calificaciones de las exposiciones  Ratio de la evaluación del personal de apoyo  Evaluación de los ambientes del congreso Observaciones: Se aconseja cerrar todas las encuestas antes de generar los reportes para tener un dato una vez culminado el congreso y este no pueda cambiar. Prototipo: Fuente: Propia Tabla N°22. HU - Mantener contactos 76 Historia de Usuario Número: 7 Usuario: Encargado de Expositores Nombre historia: Mantener Contactos Prioridad en negocio: Riesgo en desarrollo: Media Baja Iteración asignada: 2 Fecha: Puntos estimados: 1 16/03/2016 Programador responsable: Descripción: El encargado de Invitados de una determinada escuela puede visualizar los datos del directorio de contactos de su escuela: Abreviatura de Grado, Nombres completos, Cargo, Empresa, Email, Teléfono de Oficina y celular, él puede agregar, eliminar o modificar los datos de los contactos mostrados e incluso crearle un usuario y contraseña si estos son elegidos expositores. Observaciones: La primera carga de los datos del contacto se realizará de forma masiva, luego irán registrando en el sistema los nuevos contactos. Prototipo: Fuente: Propia Tabla N°23. HU - Listar invitados 77 Historia de Usuario Número: 8 Usuario: Encargado de Invitados Nombre historia: Listar invitados Prioridad en negocio: Riesgo en desarrollo: Media Media Iteración asignada: 2 Fecha: Puntos estimados: 1 16/03/2016 Programador responsable: Descripción: El encargado de invitados podrá visualizar la lista de los invitados con los siguientes datos: Grado, Nombres completos, Cargo y Empresa; para validar los la lista seleccionada previamente por el encargado de EPU. Observaciones: El encargado de EPU debe de seleccionar la lista de invitados para poder visualizar la información. Prototipo: Fuente: Propia Tabla N°24. HU - Seleccionar invitados 78 Historia de Usuario Número: 9 Usuario: Encargado de Expositores Nombre historia: Seleccionar invitados Prioridad en negocio: Riesgo en desarrollo: Alta Media Puntos estimados: 1 Iteración asignada: 2 Fecha: 16/03/2016 Programador responsable: Descripción: El encargado de expositores visualiza la lista de contactos de la escuela a la que pertenece y seleccionará marcando check a la columna invitado a quienes serán los invitados al congreso. Observaciones: Se ira modificando los invitados seleccionados, hasta que el encargado de invitados valide y este conforme con la lista. Prototipo: Fuente: Propia Tabla N°25. HU - Definir temas 79 Historia de Usuario Número: 10 Usuario: Encargado de Expositores Nombre historia: Definir temas Prioridad en negocio: Riesgo en desarrollo: Media Media Puntos estimados: 1 Iteración asignada: 2 Fecha: 16/03/2016 Programador responsable: Descripción: Permite agregar, eliminar o modificar la lista de temas de exposición para un congreso en sus diferentes escuelas. Los datos a llenar son: nombre del tema, descripción y escuela a la que pertenece el tema. Observaciones: Se debe actualizar previamente los datos de los contactos para enviar correctamente las invitaciones. Prototipo: Fuente: Propia Tabla N°26. HU - Registrar hoja de vida 80 Historia de Usuario Número: 11 Usuario: Encargado de Expositores Nombre historia: Registrar Hoja de vida Prioridad en negocio: Riesgo en desarrollo: Media Media Iteración asignada: 2 Puntos estimados: 2 Fecha: 16/03/2016 Programador responsable: Descripción: Los expositores van a agregar información adicional de contacto su trayectoria profesional y sobre la exposición que dictarán. Primero, registrará su profesión, grado académico, universidad, trayectoria, país, y si posee un automóvil debe marcar el check de automóvil e ingresar su marca, modelo, placa y color. Luego el expositor procederá a llenar el título de su exposición, seleccionará si es conferencia o taller, seleccionará el tema al que pertenece su exposición. Finalmente elegirá 3 opciones de horario disponibles las cuales se tomara en cuenta para la generación del programa. Observaciones: Una vez aceptada las invitaciones se les enviará su usuario y contraseña del sistema para que los expositores puedan registrar su hoja de vida. Prototipo: Fuente: Propia Tabla N°27. HU - Generar hojas de vida 81 Historia de Usuario Número:12 Usuario: Encargado de Expositores Nombre historia: Generar hojas de vida Prioridad en negocio: Riesgo en desarrollo: Baja Media Iteración asignada: 2 Fecha: Puntos estimados: 2 16/03/2016 Programador responsable: Descripción: El encargado de expositores armará el mensaje para describir la trayectoria profesional de los expositores, para armar este mensaje debe elegir las variables que irán cambiando por cada expositor y el texto estático que ira para todos los expositores, finalmente se exportará un Excel con el mensaje armado para cada expositor. Observaciones: Se debe de tener todos los expositores confirmados para generar el mensaje. Prototipo: Fuente: Propia Tabla N°28. HU - Generar invitaciones 82 Fuente: Propia Historia de Usuario Número: 13 Usuario: Encargado de Expositores Nombre historia: Generar invitaciones Prioridad en negocio: Riesgo en desarrollo: Alta Alta Iteración asignada: 2 Puntos estimados: 3 Fecha: 16/03/2016 Programador responsable: Descripción: El encargado de expositores, va a seleccionar con un check a los invitados generar la data necesaria y exportarla en un archivo excel para enviar las invitaciones, entre la información generada el grado académico, el nombre, la empresa y el cargo. Observaciones: Se debe de tener validada la lista invitados antes de generar el archivo. Prototipo: Tabla N°29. HU - Listar vehículos 83 Historia de Usuario Número: 14 Usuario: Encargado de Administración Nombre historia: Listar vehículos Prioridad en negocio: Riesgo en desarrollo: Media Baja Puntos estimados: 2 Iteración asignada: 2 Fecha: 16/03/2016 Programador responsable: Descripción: El encargado de administración puede visualizar a los expositores que vengan con su vehículo, mostrando su marca, modelo, placa y color. Esta información será utilizada para que el encargado de administración pueda gestionar el estacionamiento a los expositores. Observaciones: Se debe de esperar que todos los expositores llenen su hoja de vida para tener la información completa. Prototipo: Fuente: Propia Tabla N°30. HU - Generar programas del congreso Historia de Usuario 84 Número: 15 Usuario: Encargado de Expositores Nombre historia: Generar programas del congreso Prioridad en negocio: Riesgo en desarrollo: Alta Alta Puntos estimados: 1 Iteración asignada: 3 Fecha: 16/03/2016 Programador responsable: Descripción: El encargado de expositores podrá generar tres versiones distintas del programa del congreso, una vez seleccionados los ambientes para cada escuela, esta opción preparará los campos para que los expositores puedan llenar sus tres alternativas de horario. Observaciones: Se debe de seleccionar los ambientes antes de poder generar los programas. Prototipo: Fuente: Propia Tabla N°31. HU - Mantener programa del congreso Historia de Usuario 85 Número: 16 Usuario: Encargado de Expositores Nombre historia: Mantener programa del congreso Prioridad en negocio: Riesgo en desarrollo: Media Media Puntos estimados: 2 Iteración asignada: 3 Fecha: 16/03/2016 Programador responsable: Descripción: El encargado de expositores puede realizar ajustes a los programas generados manualmente, puede cambiar horarios, días o títulos en el programa. Observaciones: Cada encargado de expositores solo puede manipular el programa de la escuela a la que pertenece. Prototipo: Fuente: Propia Tabla N°32. HU - Listar versiones del programa del congreso 86 Historia de Usuario Número: 17 Usuario: Encargado de Expositores Nombre historia: Listar versiones del programa del congreso Prioridad en negocio: Riesgo en desarrollo: Alta Alta Iteración asignada: 3 Fecha: Puntos estimados: 16/03/2016 Programador responsable: Descripción: El encargado de expositores puede ver las tres versiones del programa del congreso, utilizando la información que registraron los expositores en su hoja de vida. El encargado del congreso podrá dar clic a la opción ver escenario 1, 2, 3 para ver las 3 opciones respectivamen Observaciones: Se debe verificar que todos los expositores hayan registrado su hoja de vida con anticipación. Prototipo: Fuente: Propia 87 Tabla N°33. HU - Seleccionar programa del congreso Historia de Usuario Número: 18 Usuario: Encargado de Expositores Nombre historia: Seleccionar programa del congreso Prioridad en negocio: Riesgo en desarrollo: Alta Alta Iteración asignada: 3 Puntos estimados: Fecha: 16/03/2016 Programador responsable: Descripción: El encargado de expositores podrá elegir el programa más adecuado entre las 3 opciones generadas para el congreso. Observaciones: Todos los expositores deben de haber llenado su cronograma. Prototipo: Fuente: Propia 88 Tabla N°34. HU - Registrar congreso Historia de Usuario Número: 19 Usuario: Encargado de EPU Nombre historia: Registrar congreso Prioridad en negocio: Riesgo en desarrollo: Alta Alta Puntos estimados: Iteración asignada: 3 Fecha: 22/03/2016 Programador responsable: Descripción: El encargado de EPU ingresará datos generales del congreso como, fecha de inicio, fecha de fin, nombre del congreso y mensaje, los cuales se tomarán en cuenta para la elaboración del programa. Se podrán registrar diferentes congresos cada año. Observaciones: Es lo primero que se debe realizar antes de poder continuar con las otras opciones del sistema. Los demás procesos estarán ligados al último congreso creado. Prototipo: Fuente: Propia 89 Tabla N°35. HU - Emitir certificados Historia de Usuario Número: 20 Usuario: Encargado de EPU Nombre historia: Emitir certificados Prioridad en negocio: Riesgo en desarrollo: Alta Baja Puntos estimados: Iteración asignada: 4 Fecha: 22/03/2016 Programador responsable: Descripción: El encargado de EPU ingresa la cantidad de asistencias mínimas para poder recibir el certificado y luego se validará según la cantidad de personas que cumplan con esta cantidad. Se generará la lista de personas que cumplen con los requisitos separados de los que no cumplen, esta lista tendrá los nombres de los participantes, el nombre del congreso, mensaje del congreso y las fechas en las que se llevó a cabo. También puede generar la lista de expositores para entregarles el certificado a dichos expositores. Las listas serán exportadas en archivos Excel para poder ser enviadas a área correspondiente para la impresión. Observaciones: En caso el número de alumnos que cumplen con las asistencias sea muy bajo, el encargado de EPU puede modificar esos parámetros y volver a realizar el cálculo. Prototipo: Fuente: Propia 90 Tabla N°36. HU - Evaluar cumplimiento de asistencias Historia de Usuario Número: 21 Usuario: Encargado de EPU Nombre historia: Evaluar cumplimiento de asistencias Prioridad en negocio: Riesgo en desarrollo: Media Media Iteración asignada: 4 Fecha: Puntos estimados: 22/03/2016 Programador responsable: Descripción: El encargado de EPU ingresará al sistema el número de DNI del participante, el sistema evaluará si el alumno cumple con el número de asistencias mínimas para poder recibir el certificado, mostrando el mensaje si cumple o no. Observaciones: Para este proceso de deben de haber cerrado las encuestas de evaluación. Prototipo: Fuente: Propia 91 2.3.2.2. Fase de planificación A continuación en la tabla N°37. se indica el plan de trabajo de las actividades propias para el desarrollo del software. Tabla N°37. Plan de desarrollo Nombre de tarea Duración Comienzo Fin Plan de Trabajo Desarrollo 17 días jue 14/04/16 vie 06/05/16 Iteración 1 – Asistencias y Encuestas 5 días jue 14/04/16 mié 20/04/16 Registrar asistencia 1 día jue 14/04/16 jue 14/04/16 Generar reporte de asistencias / actualizar 1 día vie 15/04/16 vie 15/04/16 Mantener encuesta de evaluación 1 día sáb 16/04/16 sáb 16/04/16 Registrar encuesta 1 día dom 17/04/16 dom 17/04/16 Cerrar encuesta 1 día lun 18/04/16 lun 18/04/16 Generar Reportes de la encuesta de 2 días mar 19/04/16 mié 20/04/16 evaluación Iteración 2 – Expositores 5 días jue 21/04/16 mié 27/04/16 Mantener Contacto 1 día jue 21/04/16 jue 21/04/16 Listar invitados 1 día vie 22/04/16 vie 22/04/16 Seleccionar invitados 1 día sáb 23/04/16 sáb 23/04/16 Definir temas 1 día dom 24/04/16 dom 24/04/16 Registrar hoja de vida 1 día lun 25/04/16 lun 25/04/16 Generar hojas de vida 1 día mar 26/04/16 mar 26/04/16 Generar invitaciones 1 día mié 27/04/16 mié 27/04/16 Listar vehículos 1 día mié 27/04/16 mié 27/04/16 Iteración 3 – Programa 5 días mié 27/04/16 mar 03/05/16 Generar programas del congreso 3 días mié 27/04/16 vie 29/04/16 Mantener programa del congreso 1 día sáb 30/04/16 sáb 30/04/16 Listar versiones del programa del congreso 1 día vie 01/04/16 vie 01/04/16 Seleccionar programa del congreso 1 día lun 02/05/16 lun 02/05/16 Registrar Congreso 1 día mar 03/05/16 mar 03/05/16 Itinerario 4 – Certificados 3 días mié 04/05/16 vie 06/05/16 Generar reporte de asistencias/ Consultar 1 día lun 04/04/16 lun 04/04/16 Emitir certificados 1 día mar 05/04/16 mar 05/04/16 Evaluar cumplimiento de asistencias 1 día mié 06/04/16 mié 06/04/16 Fuente: Propia 92 2.3.2.3. Fase de iteraciones En esta fase se detalla que funcionalidades se realizaran por cada iteración, mostrando el prototipo del sistema por cada funcionalidad. 2.3.2.3.1. Iteración I: asistencia y encuestas a) Registrar asistencia Primero se lista las exposiciones disponibles. Figura N°28. IU - Asistencias de exposiciones Fuente: Propia En esta pantalla se puede observar los asistentes de la exposición y registrar nuevas asistencias. 93 Figura N°29. IU - Pasar asistencia Fuente: Propia b) Generar reporte de asistencias / actualizar Reporte de Asistencias por cada una de las exposiciones. Figura N°30. IU - Estadísticas de asistencias & encuestas (R1) Fuente: Propia 94 Reporte de cantidad de asistencias por cada exposición. Figura N°31. IU - Estadísticas de asistencias & encuestas (R2) Fuente: Propia Reporte por de asistencias por cada día del evento. Figura N°32. IU - Estadísticas de asistencias & encuestas (R3) Fuente: Propia 95 c) Cerrar encuesta Se selecciona las exposiciones de las que desea cerrar las encuestas. Figura N°33. IU - Gestión de estado de encuesta Fuente: Propia d) Generar reportes de la encuesta de evaluación Reporte de las encuestas. Figura N°34. IU - Estadísticas de encuestas x pregunta Fuente: Propia 96 Reporte de las encuestas por exposición Figura N°35. IU - Estadísticas de encuestas x exposición Fuente: Propia e) Mantener encuesta de evaluación Se puede editar la encuesta que van a completar los participantes. Figura N°36. IU - Encuestas Fuente: Propia 97 Se puede editar, agregar y eliminar. Figura N°37. IU - Registro de preguntas Fuente: Propia Se puede actualizar las alternativas de solución Figura N°38. IU - Registro de alternativas Fuente: Propia 98 f) Registrar encuesta El participante puede ver las encuestas en las que participo. Figura N°39. IU - Encuesta Disponible Fuente: Propia Se completa la encuesta y se graba las repuestas. Figura N°40. IU - Resolución de encuesta Fuente: Propia 99 2.3.2.3.2. Iteración II: Expositores a) Mantener contacto Lista de los contactos que se tienen registrados Figura N°41. IU - Gestión de contactos Fuente: Propia Se puede editar, eliminar o agregar contactos. Figura N°42. IU - Edición de usuario Fuente: Propia 100 b) Listar invitados Lista de los actuales invitados. Figura N°43. IU - Lista de invitados Fuente: Propia c) Seleccionar invitados Se selecciona la lista de los contactos a los que se les va a enviar invitación. Figura N°44. IU - Gestión de invitados Fuente: Propia 101 d) Definir temas Se puede editar los temas del congreso por cada escuela. Figura N°45. IU - Listado de temas Fuente: Propia e) Registrar hoja de vida El expositor selecciona opción detallar hoja de vida. Figura N°46. IU - Gestión de hoja de vida Fuente: Propia 102 El expositor completa su hoja de vida. Figura N°47. IU - Edición de hoja de vida Fuente: Propia El expositor crea su exposición indicando el tema y el tipo de exposición. Figura N°48. IU - Edición de exposición Fuente: Propia El expositor indica 3 opciones de disponibilidad de horario. Figura N°49. IU - Creación de programa Fuente: Propia 103 f) Generar hojas de vida Se genera tarjetas de presentación por expositor. Figura N°50. IU - Generación de hoja de vida Fuente: Propia g) Generar invitaciones Seleccionar a quienes se enviaran invitaciones. Figura N°51. IU - Gestión de expositores Fuente: Propia 104 h) Listar vehículos Lista a los expositores los cuales necesitan acceder al establecimiento. Figura N°52. IU - Consulta de vehículos Fuente: Propia 2.3.2.3.3. Iteración III: Programa a) Generar programas del congreso Se solicita la generación del programa Figura N°53. IU - Crear programación Fuente: Propia 105 b) Listar versiones del programa del congreso. Lista las distintas versiones del programa Figura N°54. IU - Escenario de programación 3 Fuente: Propia c) Seleccionar programa del congreso El programa genera varias versiones de programas, por el cual se tiene que elegir el más adecuado. Figura N°55. IU - Grabación de opción de programación Fuente: Propia 106 d) Registrar congreso Se ingresa los datos correspondientes y se registra el congreso Figura N°56. IU - Registro Congreso Fuente: Propia 2.3.2.3.4. Iteración IV: Certificados a. Emitir certificados De acuerdo a los requisitos mínimos se generan listados de los participantes que van a obtener el certificado. Figura N°57. IU - Validación de asistencias Fuente: Propia 107 b. Evaluar cumplimiento de asistencias Se indica los requisitos mínimos para obtener un certificado Figura N°58. IU - Consultar participante Fuente: Propia 2.3.2.4. Fase de puesta a producción En esta fase de la metodología se procederá a indicar los pasos necesarios para implementar el sistema de gestión de congresos en la FIA – USMP. a) Lo primero que se debe hacer es instalar el servidor de aplicaciones y base de datos el cual tendrá las siguientes características; un sistema operativo: Windows Server 2008 R2, un procesador: Inter Core i5 – 2400 2da generación – 3.10Ghz, un Disco Duro: 500GB y Memoria RAM: 4GB. b) Para configurar el servidor se utilizará el WAMPServer que es un empaquetado de softwares que permiten alojar y manejar aplicaciones desarrolladas en PHP el cual incluye los programas, Apache, PHP, MySQL y phpMyAdmin. c) Finalmente se debe habilitar el dominio de la universidad para que la aplicación pueda ser agregada. Para poder habilitarlo se necesita 108 entregar a los administradores de la red, Ip del servidor de aplicaciones y base de datos, puerto que utiliza la aplicación para que sea liberado y el nombre del aplicativo para adicionarlo al dominio. 2.3.3. Realización de indicadores y métricas Una vez terminado el desarrollo e implementación del sistema, en esta etapa se definieron las métricas e indicadores que se obtendrán con la información que provee el sistema, que permitirán mejorar la gestión del congreso. Estos indicadores se definieron utilizando el método GQM (Objetivo – Pregunta - Métrica). 2.3.3.1. Gestión de expositores En la tabla N°38. se muestra como se han obtenido las métricas de gestión de expositores. Tabla N°38. Métricas gestión de expositores Objetivo GQM Analizar Gestión de expositores Con el propósito de Mejorar Con respecto a Eficiente Seguimiento Desde el punto de vista de Encargado de EPU En el contexto de Evaluación del congreso Preguntas ¿Cuántas de las invitaciones enviadas fueron Pregunta 1 aceptadas? ¿Cuántos de los expositores tienen un grado de Pregunta 2 master? Métricas Número de invitaciones aceptadas por los Pregunta 1 expositores Número de expositores que cuentan con un grado Pregunta 2 superior de maestro Fuente: Propia 109 Descripción de métricas: Pregunta 1 - Número de invitaciones aceptadas por los expositores Objetivo: Esta métrica permita saber la cantidad de invitaciones que fueron aceptadas por los expositores. Formula: ∑ Invitaciones (Aceptada, Rechazada) Pregunta 2 - Número de expositores que cuentan con un grado superior de maestro. Objetivo: Esta métrica permite saber el grado de instrucción tienen los expositores que se presentan. Formula: ∑ Grado_Académico (titulado, maestro, doctor) 2.3.3.2. Gestión de encuestas En la tabla N°39. se muestra cómo se han obtenido las métricas de gestión de encuestas. Tabla N°39. Métricas de gestión de encuestas Objetivo GQM Analizar Gestión de encuestas Con el propósito de Mejorar Con respecto a Eficiente seguimiento Desde el punto de vista de Encargado de EPU En el contexto de Evaluación del congreso Preguntas Pregunta 1 ¿Cuál es el grado de satisfacción de los participantes? Pregunta 2 ¿Cómo calificarías la calidad de los expositores? Pregunta 3 ¿Cómo calificarías al personal de apoyo? Pregunta 4 ¿Cómo calificarías los ambientes del congreso? Métricas Pregunta 1 Ratio de satisfacción de los participantes Pregunta 2 Ratio de las calificaciones de los expositores Pregunta 3 Ratio de la evaluación el personal de apoyo Pregunta 4 Ratio de la evaluación del os ambientes del congreso Fuente: Propia Descripción de métricas 110 Pregunta 1 - Ratio de satisfacción de los participantes Objetivo: Esta métrica permite saber que tan satisfechos están los participantes con el congreso. Formula: ∑ Satisfacción_Congreso (Excelente, Muy Bueno, Bueno, Regular, Malo) Pregunta 2 - Ratio de las calificaciones de los expositores Objetivo: Esta métrica permite saber el grado de satisfacción de los participantes por los expositores vistos. Formula: ∑ Satisfacción_expositores (Excelente, Muy Bueno, Bueno, Regular, Malo) Pregunta 3 - Ratio de la evaluación el personal de apoyo Objetivo: Esta métrica permite saber el grado de satisfacción de los participantes por el personal de apoyo. Formula: ∑ Satisfacción_apoyo (Excelente, Muy Bueno, Bueno, Regular, Malo) Pregunta 4 - Ratio de la evaluación de los ambientes del congreso Objetivo: Esta métrica permite saber el grado de satisfacción de los participantes por los ambientes utilizados durante el congreso. Formula: ∑ Satisfacción_ambiente (Excelente, Muy Bueno, Bueno, Regular, Malo) 2.3.3.3. Gestión de asistencias En la tabla N°40. se muestra como se han obtenido las métricas de gestión de asistencia. Tabla N°40. Métricas de gestión de asistencias Objetivo GQM Analizar Gestión de asistencias Con el propósito de Mejorar Con respecto a Eficiente seguimiento Desde el punto de vista de Encargado de EPU En el contexto de Evaluación del congreso Preguntas ¿Cuál es la conferencia / seminario / taller con mayor Pregunta 1 porcentaje de asistencia? Pregunta 2 ¿Cuántas conferencias no se llegaron a realizar? Pregunta 3 ¿Cantidad de asistencias de los participantes? Pregunta 4 ¿Cuántos inscritos se tienen? 111 Métricas Número de asistencias por conferencia/ seminario / Pregunta 1 taller Pregunta 2 Número de conferencias no realizadas Pregunta 3 Número de asistencias por participante Número de inscritos por escuela Pregunta 4 Número de inscritos Fuente: Propia Descripción de métricas Pregunta 1 - Número de asistencias por conferencia/ seminario / taller Objetivo: Esta métrica permite saber la cantidad de asistencias que se tiene por conferencia, seminario o taller. Formula: ∑ Asistencia_Clasificación (Asistió, no asistió) Pregunta 2 - Número de conferencias no realizadas Objetivo: Esta métrica permite saber la cantidad de conferencias que estaban en el programa, pero no lograron realizarse. Formula: ∑ Conferencias (con asistencias, sin asistencia) Pregunta 3 - Número de asistencias por participante Objetivo: Esta métrica permite saber la cantidad de asistencias que tiene cada participante y que conferencia tiene menos asistentes. Formula: ∑ Asistencia_participante (Asistió, no asistió) Pregunta 4.1- Número de inscritos por escuela Objetivo: Esta métrica permite saber la cantidad de inscritos que se tienen por cada escuela y también cual fue la escuela con menos inscritos. Formula: ∑ Inscritos_escuela (Inscrito, no inscrito) Pregunta 4.2 - Número de inscritos 112 Objetivo: Esta métrica permite saber la cantidad de inscritos que se tienen. Formula: ∑ Inscritos (Inscrito, no inscrito) 2.3.3.4. Emisión de certificados En la tabla N°41. se muestra como se han obtenido las métricas para la emisión de certificados. Tabla N°41. Métricas de emisión de certificados Objetivo GQM Analizar Emisión de Certificados Con el propósito de Mejorar Con respecto a Eficiente Seguimiento Desde el punto de vista de Encargado de EPU En el contexto de Evaluación del congreso Preguntas ¿Cuántos participantes cumplen los requisitos Pregunta 1 mínimos? Métricas Número de participantes que cumplen los Pregunta 1 requisitos mínimos Fuente: Propia Pregunta 1 - Número de participantes que cumplen los requisitos mínimos Objetivo: Esta métrica permite saber la cantidad de participantes que cumplen con los requisitos mínimos para poder tener su certificado de participación en Visión. Formula: ∑ Asistencias (Cumple, no cumple) 2.3.4. Resumen de indicadores Según la sección anterior se muestra en la tabla N°42 un resumen de los indicadores con las fórmulas de calculo que se van a utilizar. Tabla N°42. Indicadores de evaluación 113 INDICADOR FORMULA PROCESO Numero de Invitaciones aceptadas por los expositores ∑ Invitaciones (Aceptada, Rechazada) Número de expositores que P01.1 cuentan con grado superior a Master ∑ Grado_Académico (master,doctor) Ratio de satisfacción de los ∑ Satisfacción_Congreso (Excelente, Muy Bueno, participantes Bueno, Regular, Malo) Ratio calificaciones de las ∑ Satisfacción_expositores (Excelente, Muy exposiciones Bueno, Bueno, Regular, Malo) P02.2 Ratio de la evaluación del ∑ Satisfacción_apoyo (Excelente, Muy Bueno, personal de apoyo Bueno, Regular, Malo) Evaluación de los ambientes del ∑ Satisfacción_ambiente (Excelente, Muy Bueno, congreso Bueno, Regular, Malo) Número de asistencias por conferencia/seminario/taller ∑ Asistencia_Clasificación (Asistió, no asistió) Numero de conferencia no realizadas ∑ Conferencias (con asistencias, sin asistencia) P02.1 Número de Asistencias por Participante ∑ Asistencia_participante(Asistió, no asistió) Inscritos por escuela ∑ Inscritos_escuela(Inscrito, no inscrito) Número de inscritos ∑ Inscritos (Inscrito, no inscrito) Participantes que cumplen P03.1 asistencias mínimas ∑ Asistencias (Cumple, no cumple) Fuente: Propia 2.3.5. Desarrollo de indicadores Según las métricas obtenidas en el punto 3.3. se realizó el desarrollo de los indicadores con información del año 2015 y 2014. a) Número de invitaciones aceptadas por los expositores El dato se obtuvo se calculó contando las invitaciones enviadas en el 2014 y 2015, luego se verificó los expositores que se encontraban en el cronograma en sus respectivos años y estos se tomó como invitaciones aceptadas. 114 Figura N°59. Número de invitaciones aceptadas por los expositores Fuente: Propia b) Número de expositores que cuentan con grado superior a Master Este dato se obtuvo de los cronogramas de los congresos del 2014 y 2015, verificando aquellos que tenían como grado alguna Maestría o Doctorado. Figura N°60. Número de expositores que cuentan con grado superior master Fuente: Propia c) Ratio de satisfacción de los participantes Este ratio se obtuvo de las encuestas que se llenaron en el congreso del 2015, para calcularlo se promedió los resultados y se consideró como satisfecho aquellos que su promedio era mayor a 4. 115 Figura N°61. Ratio de satisfacción de los participantes 2015 Fuente: Propia d) Ratio calificaciones de las exposiciones Este indicador se calculó colocando el porcentaje de las respuestas de una de las preguntas de la encuesta subida al google forms en el congreso del año 2015. Figura N°62. Ratio calificaciones de las exposiciones 2015 Fuente: Propia 116 e) Ratio de la evaluación del personal de apoyo Este indicador se calculó colocando el porcentaje de las respuestas de una de las preguntas de la encuesta subida al google forms en el congreso del año 2015. Figura N°63. Ratio de la evaluación del personal de apoyo 2015 Fuente: Propia f) Evaluación de los ambientes del congreso Este indicador se calculó colocando el porcentaje de las respuestas de una de las preguntas de la encuesta subida al google forms en el congreso del año 2015. Figura N°64. Evaluación de los ambientes del congreso 2015 Fuente: Propia 117 g) Número de asistencias por conferencia/seminario/taller Este número se obtuvo contando la cantidad de asistencias registradas en las encuestas del congreso del año 2015. Figura N°65. Número de asistencias por Congreso / Seminario / Taller 2015 Fuente: Propia h) Número de exposiciones no realizadas Se pudo calcular de las exposiciones, que no tuvieron asistentes en las encuestas realizadas en el congreso del año 2015. Figura N°66. Número de conferencias no realizadas Fuente: Propia 118 i) Inscritos por escuela Se calculó del reporte de inscritos enviado por el área de administración de base de datos. Figura N°67. Inscritos por escuela 2015 Fuente: Propia j) Número de Inscritos Se pudo calcular de las exposiciones, que no tuvieron asistentes en las encuestas realizadas en el congreso del año 2015. Figura N°68. Número de incritos Fuente: Propia 119 k) Participantes que cumplen asistencias mínimas. Figura N°69. Participantes que cumplen asistencias mínimas 2015 Fuente: Propia 120 3. CAPÍTULO III PRUEBAS Y RESULTADOS 3.1. Planificación de las pruebas Para la realización de estas pruebas se tiene como actividades la elaboración del plan de pruebas, que lo pueden ver en el anexo 3, elaboración de los escenarios de pruebas, preparación del ambiente y ejecución de pruebas. Ver figura N°70. Dias Actividad 06-jun 07-jun 08-jun 09-jun 10-jun 11-jun 12-jun 13-jun 14-jun Elaboración de plan de pruebas Elaboración de escenario de pruebas Preparación del ambiente de test Ejecución de pruebas Figura N°70. Plan de pruebas Fuente: Propia 3.1.1. Tipo de pruebas a) Pruebas funcionales: Estas pruebas van ayudar a probar que el software de Gestión de Congresos este cumpliendo con especificaciones definidas por los usuarios finales. Se probara todos los módulos desarrollados. b) Pruebas de integración: Estas pruebas son aquellas que ayudan a probar el funcionamiento de un conjunto de funcionalidades del software. Se verifica la integración de varias funcionalidades generando un proceso del software. 3.1.2. Técnica utilizada Las pruebas de caja negra encajaron bien con el desarrollo de nuestro proyecto, debido a que se centra en el comportamiento interno y la estructura del software. Estas pruebas ayudaron a demostrar que las funcionalidades 121 estén operativas, que la integridad de la información se mantenga y que el ingreso y salida de datos se realice correctamente. 3.2. Resultados de las pruebas Para verificar que esté funcionando correctamente los módulos de asistencia, encuestas, certificados, programa y expositores; se han elaborado distintos escenarios de pruebas que se detallan a continuación. 3.2.1. Casos de prueba Tabla N°43. Casos de prueba Nombre Caso de CP001 Prueba: Descripción del Caso Se realizó la prueba del correcto registro de asistencia a través de Prueba: del lector de código de barras Elemento de Fecha de Realización: 06-jun Registrar asistencia Prueba: Especificaciones de Especificaciones Registro de Programa generado Entrada: de Salida: asistencia Personas Encargado de apoyo Involucradas: Estar logeado en el sistema Requisitos Previos: Haber seleccionado la conferencia/seminario/taller 1. Ingresar al sistema de Gestión de Congresos 2. Seleccionar módulo de asistencias Pasos del Proceso: 3. Seleccionar opción de registrar asistencia 4. Solicita DNI del participante 5. Con el lector de barras se registra la asistencia Resultados Se logró registrar la asistencia satisfactoriamente obtenidos: Nombre Caso de CP002 Prueba: En este caso de prueba se probará la generación del reporte de Descripción del Caso las asistencias, verificando que la información sea la correcta y de Prueba: se apliquen bien los filtros Elemento de Listar reporte de Fecha de Realización: 06-jun Prueba: asistencias 122 Especificaciones de Asistencias Especificaciones Reporte generado Entrada: registradas de Salida: Personas Encargado de EPU Involucradas: Estar logeado en el sistema Requisitos Previos: Aplicar los filtros deseados 1. Ingresar al sistema de Gestión de Congresos 2. Seleccionar módulo de asistencias Pasos del Proceso: 3. Seleccionar opción de Generar reporte de asistencia 4. Seleccionar la fecha y los filtros deseados 5. Generar reporte Resultados Aplicando distintos filtros se logró obtener diferentes reportes obtenidos: según la necesidad que se pueda tener Nombre Caso de Prueba: CP003 Descripción del Caso En este caso de prueba se probara la edición de la encuesta. de Prueba: Elemento de Fecha de Realización: 06-jun Mantener encuestas Prueba: Especificaciones de Especificacione Ninguna encuesta editada Entrada: s de Salida: Personas Involucradas: Encargado de EPU Requisitos Previos: Estar logeado en el sistema 1. Ingresar al sistema de Gestión de Congresos 2. Seleccionar módulo de encuesta Pasos del Proceso: 3. Seleccionar opción de mantener encuesta 4. Agregar, editar o eliminar las preguntas de la encuesta que desee Se probó todas las opciones del mantener encuesta Resultados obtenidos: satisfactoriamente Nombre Caso de CP004 Prueba: En este caso se va a probar el registro de la encuesta que Descripción del Caso realizan los participantes por cada conferencia /taller / de Prueba: seminario al que ingresen. Elemento de Fecha de Realización: 06-jun Registrar encuesta Prueba: Especificaciones de Encuestas Especificaciones registro de encuesta Entrada: elaborada de Salida: 123 Personas Involucradas: Participante Requisitos Previos: Haber asistido a una conferencia / seminario / taller 1. Ingresar al sistema de Gestión de Congresos 2. Seleccionar módulo de encuesta Pasos del Proceso: 3. Seleccionar opción de registrar encuesta 4. Completar la encuesta Resultados obtenidos: Se logró registrar la encuesta satisfactoriamente. Nombre Caso de CP005 Prueba: En este caso se desea probar el cierre del registro de las Descripción del Caso encuestas, para que los participantes ya no puedas seguir de Prueba: registrando. Elemento de Fecha de Realización: 06-jun Cerrar encuesta Prueba: Especificaciones de Especificaciones Ninguna encuestas cerradas Entrada: de Salida: Personas Involucradas: Encargado de EPU Requisitos Previos: Haber terminado el congreso 1. Ingresar al sistema de Gestión de Congresos 2. Seleccionar módulo de encuesta Pasos del Proceso: 3. Seleccionar opción de cerrar encuesta 4. Se cierran las encuestas para que no se pueda registrar mas Se comprobó que si funciona la opción para deshabilitar el Resultados obtenidos: registro de las encuestas. Nombre Caso de CP006 Prueba: Descripción del Caso En este caso de prueba, se generara el reporte final de las de Prueba: encuestas que los participantes han llenado Elemento de Listar encuesta de Fecha de Realización: 06-jun Prueba: evaluación Especificaciones de encuestas Especificacione reporte generado Entrada: registradas s de Salida: Personas Involucradas: Encargado de EPU Estar logeado en el sistema Requisitos Previos: Tener las encuestas cerradas 1. Ingresar al sistema de Gestión de Congresos 2. Seleccionar módulo de encuesta Pasos del Proceso: 3. Seleccionar opción generar reporte de encuestas 4. Seleccionar el filtro deseado y dar clic en generar reporte 124 Se logró generar el reporte deseado, verificando la información Resultados obtenidos: extraída Nombre Caso de CP007 Prueba: Descripción del Caso S desea probar agregar, editar, eliminar un contacto de la lista de Prueba: que se tiene Elemento de Fecha de Realización: 06-jun Mantener Contactos Prueba: Especificaciones de Especificaciones Lista de contactos Lista de contactos Entrada: de Salida: actualizada Personas Involucradas: Encargado de Expositores/Encargado de Invitados Requisitos Previos: Estar logeado en el sistema 1. Ingresar al sistema de Gestión de Congresos 2. Seleccionar módulo de expositores Pasos del Proceso: 3. Seleccionar opción mantener contacto 4. Se agrega, edita o elimina los contactos que desee Resultados obtenidos: SE pudo agregar, editar, eliminar contactos satisfactoriamente Nombre Caso de CP008 Prueba: Descripción del Caso Se requiere probar que con la lista de contactos se seleccione de Prueba: algunos generando la lista de invitados Elemento de Seleccionar Fecha de Realización: 06-jun Prueba: invitados Especificaciones de Especificacione Tener contactos Lista de invitados Entrada: s de Salida: Personas Involucradas: Encargado de Expositores Requisitos Previos: Estar logeado en el sistema 1. Ingresar al sistema de Gestión de Congresos 2. Seleccionar módulo de expositores Pasos del Proceso: 3. Seleccionar opción seleccionar lista de invitados 4. Seleccionar los contactos a la lista de invitados 5. Guardar lista de invitados Resultados obtenidos: Se logró realizar la lista de invitados Nombre Caso de CP009 Prueba: Descripción del Caso Este caso es para poder observar cuales con los invitados que de Prueba: han seleccionado el encargado de expositores Elemento de Fecha de Realización: 06-jun Listar invitados Prueba: 125 Especificaciones de Lista de invitados Especificaciones Lista de invitados Entrada: seleccionados de Salida: Personas Involucradas: Encargado de Expositores/Encargado de Invitados Estar logeado en el sistema Requisitos Previos: Saber el nombre de algún invitado 1. Ingresar al sistema de Gestión de Congresos 2. Seleccionar módulo de expositores Pasos del Proceso: 3. Seleccionar opción seleccionar Listar invitados 4. Observa lista de invitados Resultados obtenidos: Se logró ver la lista de invitados satisfactoriamente Nombre Caso de CP010 Prueba: Descripción del Caso Se necesita demostrar el correcto registro de la hoja de vida del de Prueba: expositor Elemento de Fecha de Realización: 06-jun Registrar hoja de vida Prueba: Especificaciones de Especificaciones hoja de vida Expositor registrado Entrada: de Salida: registrada Personas Involucradas: Expositor Requisitos Previos: Estar logeado en el sistema 1. Ingresar al sistema de Gestión de Congresos 2. Seleccionar módulo de expositores Pasos del Proceso: 3. Seleccionar opción registrar hoja de vida 4. Se puede registrar /editar la hoja de vida Se pudo registrar correctamente las hojas de vida de los Resultados obtenidos: expositores Nombre Caso de CP011 Prueba: Descripción del Caso En este caso se probará como publicar la lista de temas del de Prueba: congreso Elemento de Fecha de Realización: 06-jun Definir temas Prueba: Especificaciones de Especificaciones temas publicados Entrada: de Salida: Personas Involucradas: Encargado de Expositores Requisitos Previos: Estar logeado en el sistema 1. Ingresar al sistema de Gestión de Congresos Pasos del Proceso: 2. Seleccionar módulo de expositores 126 3. Seleccionar opción Definir temas 4. Se prueba el agregar / editar / eliminar temas 5. Publicar temas Resultados obtenidos: Se logra publicar los temas en v Definir temas Nombre Caso de CP012 Prueba: Descripción del Caso Realizará la prueba de la generación de la hoja de vida de los de Prueba: expositores Elemento de Generar Hojas de Fecha de Realización: 06/05/2016 Prueba: Vida Especificaciones de Registro de las Especificaciones Hoja de vida Entrada: hojas de vida de Salida: Generada Personas Involucradas: Encargado de Expositores Requisitos Previos: Logearse al sistema 1. El encargado de expositores personaliza la reseña todos los Pasos del Proceso: expositores, según la data enviada en las hojas de vida. 2. Genera lista de expositores con su respectiva reseña. Se generó la reseña de la hoja de vida para todos los Resultados obtenidos: expositores con sus datos correctos. Nombre Caso de CP013 Prueba: Descripción del Caso Realizará la prueba de la Generación de las invitaciones de Prueba: Elemento de Fecha de Realización: 06/05/2016 Generar Invitaciones Prueba: Invitación enviada al Especificaciones de Seleccionar Especificaciones correo electrónico de Entrada: invitados de Salida: todos los invitados Personas Involucradas: Encargado de Expositores Requisitos Previos: Logearse al sistema 1. El encargado de expositores adjunta cabecera y firma para la invitación. 2. Personaliza los datos a mostrar en la invitación. Pasos del Proceso: 3. Elabora el contenido de la invitación. 4. Visualiza la invitación. 5. Envía las invitaciones al correo de los invitados. Los invitados recibieron la invitación en sus correos, y esta Resultados obtenidos: contenía los datos correctos. 127 Nombre Caso de CP014 Prueba: Descripción del Caso Realizará la prueba de la visualización de los datos de los de Prueba: vehículos de los expositores. Elemento de Fecha de Realización: 06/05/2016 Listar vehículos Prueba: Lista con datos de Especificaciones de Registro de la hoja Especificacione los vehículos de los Entrada: de vida s de Salida: expositores Personas Involucradas: Encargado de Administración Requisitos Previos: Logearse al sistema 1. El encargado de Administración consulta la lista con los Pasos del Proceso: datos de los vehículos necesarios para gestionar el estacionamiento de los expositores. Los datos consultados son los correctos y necesarios para Resultados obtenidos: poder gestionar el estacionamiento para los expositores. Nombre Caso de CP015 Prueba: Descripción del Caso Realizará la prueba de la generación de las diferentes de Prueba: opciones del programa Elemento de Generar programas Fecha de Realización: 06/05/2016 Prueba: del congreso Especificaciones de Registro de la hoja Especificacione Versiones de Entrada: de vida s de Salida: programa generados Personas Encargado de Expositores Involucradas: Requisitos Previos: Logearse al sistema 1. El encargado de expositores editará algunas hojas de vida según lo desee. Pasos del Proceso: 2. El sistema genera diferentes versiones del programa utilizando criterios establecidos anteriormente. Se generaron correctamente las diferentes versiones del Resultados obtenidos: programa, cumpliendo las reglas establecidas Nombre Caso de CP016 Prueba: Descripción del Caso Realizará la prueba del mantenimiento de las versiones del de Prueba: programa Elemento de Mantener programa Fecha de Realización: 06/05/2016 Prueba: del congreso 128 Cambios de Especificaciones de Especificaciones Generar Programas Programa Entrada: de Salida: satisfactorios Personas Involucradas: Encargado de Expositores Requisitos Previos: Logearse al sistema 1. El encargado de expositores selecciona una versión del programa Pasos del Proceso: 2. El encargado de expositores edita, elimina o agrega manualmente una versión del programa. Se modificó, eliminó y agregó correctamente una versión del Resultados obtenidos: programa Nombre Caso de CP017 Prueba: Descripción del Caso Realizará la prueba la visualización de las diferentes versiones de Prueba: del programa. Listar versiones del Elemento de Fecha de Realización: 06/05/2016 programa del Prueba: congreso Especificaciones de Especificaciones Lista de versiones del Generar Programas Entrada: de Salida: programa Encargado de EPU, Personas Involucradas: Encargado de Expositores Requisitos Previos: Logearse al sistema 1. El encargado de EPU o de Expositores visualizan las Pasos del Proceso: versiones del programa 2. Selecciona un programa y ve el detalle. Se verificó que los programas estaban completos y se podían Resultados obtenidos: visualizar de manera correcta Nombre Caso de CP018 Prueba: Descripción del Caso Realizará la prueba de la selección de los invitados de Prueba: Elemento de Seleccionar programa Fecha de Realización: 06/05/2016 Prueba: del congreso Especificaciones de Lista de contactos Especificaciones Lista de invitados Entrada: cargada al sistema de Salida: escogidos Personas Involucradas: Encargado de Expositores Requisitos Previos: Logearse al sistema 129 1. El Encargado de expositores mira la lista de contactos y elige Pasos del Proceso: a los que serán invitados al congreso. Resultados obtenidos: Seleccionó correctamente la lista de invitados para el congreso Nombre Caso de CP019 Prueba: Descripción del Caso Realizará la prueba del registro del congreso de Prueba: 06/05/201 Fecha de Realización: Elemento de Prueba: Registrar Congreso 6 Especificaciones de Especificaciones de Mensaje de Registro Entrada: Salida: satisfactorio Personas Involucradas: Encargado de EPU Requisitos Previos: Logearse al sistema 1. El encargado de EPU ingresa los datos del congreso como: nombre de evento, fecha de inicio, fecha termino, hora de inicio, hora de termino. Pasos del Proceso: 2. El encargado de EPU selecciona los ambientes por cada escuela. 3. El encargado de EPU registra el evento. Resultados obtenidos: Registro los datos del congreso satisfactoriamente. Nombre Caso de CP020 Prueba: Realizará la prueba de la generación de la lista de participantes Descripción del Caso que recibirán certificado separada de los que no recibirán el de Prueba: certificado Elemento de Fecha de Realización: 06/05/2016 Emitir certificados Prueba: Excel generado con Especificaciones de Registro de Especificacione la lista de Entrada: Asistencia s de Salida: participantes que recibirán certificado Personas Involucradas: Encargado de EPU Requisitos Previos: Logearse al sistema 1. El encargado de EPU coloca la cantidad de asistencias mínimas y verifica cantidad de participantes que lo cumplen. 2. El encargado de EPU genera lista para entregar certificado a Pasos del Proceso: todos los expositores 3. El encargado de EPU genera lista de participantes que cumplen con los requisitos 4. El encargado de EPU exporta las listas generadas en Excel 130 La data generada en la lista de participantes que cumplían con Resultados obtenidos: los requisitos para recibir los certificados es la correcta, igualmente que la lista de todos los expositores. Nombre Caso de CP021 Prueba: Descripción del Caso Realizará la prueba de la validación del cumplimiento de las de Prueba: asistencias mínimas para emitirle certificado. Elemento de Evaluar cumplimiento Fecha de Realización: 06/05/2016 Prueba: de asistencias Mensaje indicando si Especificaciones de Especificaciones Emitir certificados cumple o no con los Entrada: de Salida: requisitos Personas Involucradas: Encargado de EPU Requisitos Previos: Logearse al sistema 1. El encargado de EPU solicita al participante su DNI 2. El encargado de EPU ingresa número de DNI del participante Pasos del Proceso: 3. El sistema envía mensaje si cumple o no con la cantidad de asistencias mínimas 4. El encargado de EPU entrega el certificado al participante Apareció correctamente la cantidad de asistencias de los Resultados obtenidos: participantes, indicando si se le entregaba o no certificado. Fuente: Propia Las pruebas que se realizaron al software fueron exitosas en su mayoría, solo se tuvieron unos defectos que fueron corregidos a tiempo, y se detallan en la tabla N°44. Tabla N°44. Resultados de pruebas MODULO OBJETIVO DE PRUEBA RESULTADO DE PRUEBA Los registros de las asistencias Verificar que el proceso de Gestión de fueron tomados correctamente por la Asistencias funcione correctamente y lectora de código de barras, solo que se pueda registrar la asistencia ya tomando como asistente a las Asistencia sea por lector de barras o directo en el personas previamente inscritas al sistema. También se tiene que verificar congreso. la generación del reporte de Se generó el reporte de asistencias, asistencias. mostrando los datos solicitados en las opciones del reporte. 131 Las encuestas fueron habilitadas a los participantes que tuvieron asistencia a la conferencia o taller que han seleccionado, se registra la Verificar que las encuestas solo se encuesta correctamente y se habiliten a las conferencias de los almacenan las respuestas para participantes que asistieron, validar el luego realizar un análisis con estas. Encuestas registro de las encuestas, deshabilitar Se cerró satisfactoriamente el el registro de encuestas y generar el registro de las encuestas una vez reporte de los resultados de las terminado el congreso. encuestas. Se generó el reporte de encuestas correctamente, mostrando el porcentaje de las respuestas de los participantes. Los contactos fueron elegidos correctamente para ser invitados y Verificar el manejo de la lista de luego expositores, para que contactos, él envió de las invitaciones finalmente los expositores puedan a los expositores y el registro de la hoja Expositores registrar su hoja de vida. de vida de cada expositor y también el Se generó la lista con los datos de manejo de estacionamiento para los los vehículos de los expositores para expositores. que puedan gestionar su estacionamiento. Registro del congreso. Se registró el congreso. Verificar la generación del programa, Se generó las diferentes versiones poder consultar las diferentes del programa, se pudo visualizar Programa versiones que te tiene que cada una de ellas para finalmente proporcionar, elección de un elegir la versión más conveniente programa. para el congreso, Se estableció la cantidad de asistencias mínimas para poder Verificar el registro de los requisitos recibir el certificado del congreso. mínimos, evaluación de los Se generó correctamente la lista de Certificados participantes que cumplen los participantes que cumplen la requisitos y generación de los cantidad de asistencias mínimas, así certificados como la lista de expositores del congreso. Fuente: Propia A continuación, en la figura N°71 mostraremos los resultados de las pruebas 132 realizadas según los módulos desarrollados. Figura N°71. Resultados de pruebas Fuente: Propia Según las pruebas realizadas se encontraron tres errores los cuales se detallan a continuación en la tabla N°45. Tabla N°45. Descripción de errores Descripció Causa del n del paso Resultado esperado Comentario del estado error diseñado Registro de El lector de código de 11/05/2016: El lector Error de asistencia barras debe leer el podía registrar validación por código código de cada DNI y asistencias repetidas de barras registrar una 12/05/2016: Se agregó la asistencia por validación al registro de congreso, seminario asistencia o taller 12/05/2016: Se realizó el registro correctamente Registro de Cada participante 12/05/2016: Se Error de encuestas debe registrar su habilitaban encuestas por validación encuesta de las conferencias en las conferencias cuales no tenían una asistidas asistencia registrada 12/06/2016: Se corrigió error 133 13/06/2016: Prueba confirmada Generar Se debe generar 3 12/05/2016: Solo Error de programa versiones del generaba una versión por funcionalida programa por cada cada escuela d escuela 12/06/2016: Se corrigió el error 13/06/2016: Se generaron las versiones deseadas Fuente: Propia 3.3. Conclusión de las pruebas Durante la fase de pruebas se tuvo pequeños errores de validación que fueron solucionados y finalmente se generó correctamente el programa del congreso, emitir la información para los certificados, registrar las asistencias, encuestas e información de los expositores. 3.4. Aceptación de las pruebas Luego de haber concluido satisfactoriamente las pruebas de validación con los usuarios finales, se firmó el Acta de Aceptación de Pruebas del Usuario en conformidad de las pruebas realizadas, este documento se encuentra en el Anexo 4. Este producto esta implementado en el laboratorio de Inteligencia de Negocios y Base de datos de la Facultad de Ingeniería y Arquitectura, donde se encuentra actualmente operativo, pero el lanzamiento formal será el próximo año. 134 4. CAPÍTULO IV DISCUSIÓN Y APLICACIÓN 4.1. Discusión En este capítulo se realizó un análisis comparativo de los procesos de cómo estaban antes y como están ahora con la mejora e implementación del sistema de gestión de congresos, donde se determinó si la solución implementada solucionaba los problemas que presentaba la Facultad de Ingeniería y Arquitectura con la gestión del Congreso Internacional Visión. A continuación, se presenta el análisis comparativo sobre cómo se mejoraron los procesos críticos para la gestión del congreso. 4.1.1. OE1: Mapear los procesos para la organización, gestión y coordinación del Congreso Internacional Visión En el capítulo II, se mapeo todos los procesos que incluían la gestión del congreso internacional visión utilizando BPMN, lo cual ayuda a tener una 135 visión general de todos los procesos y poder identificar los procesos críticos y oportunidades de mejoras. De los procesos mapeados se identificó que los procesos que presentaban más demora eran los procesos: Gestión de expositores, Control de asistencias, encuestas y Emisión de certificados. Luego de la automatización de los procesos críticos se mapeo todos los procesos utilizando buenas prácticas de BPMN reduciendo considerablemente la cantidad de actividades y roles en los procesos. a) Gestión de expositores 40 37 30 19 20 10 6 5 0 Actividades Roles Proceso antiguo Proceso actual Figura N°72. Indicador mejora de procesos - gestión expositores Fuente: Propia b) Control de asistencias y encuestas 136 20 18 15 11 10 4 5 3 0 Actividades Roles Proceso antiguo Proceso actual Figura N°73.Indicador mejora de procesos - control de asistencias y encuestas Fuente: Propia c) Emisión de certificados 25 23 20 15 12 10 5 5 3 0 Actividades Roles Proceso antiguo Proceso actual Figura N°74.Indicador mejora de procesos - emisión de certificados Fuente: Propia 4.1.2. OE2: Implementar un sistema que automatice los procesos operativos del Congreso Internacional Visión. Se implementó un sistema utilizando la metodología XP, el cual automatizaba estos procesos críticos para la gestión del evento. Se realizó una encuesta de satisfacción a los usuarios del sistema para poder medir la efectividad de este. Ver anexo 2. El resultado de esta encuesta se puede observar en la tabla N°46. Tabla N°46. Resultados de la encuesta 1. ¿Cuál es su grado de satisfacción general con el sistema? 137 2. En comparación del proceso anterior como se siente utilizando el sistema 3. ¿Recomendaría usted el sistema a otras facultades para que gestionen su evento? 4. El sistema cubre sus necesidades 5. El sistema es fácil de usar 138 6. Basándose en su propia experiencia con la gestión del congreso ¿Compraría usted otra solución que le brinde servicios similares? 7. ¿Qué otra funcionalidad quisiera que se implemente en un futuro? 8. ¿Qué sugerencia o mejora propone para el sistema? Fuente: Propia 4.1.3. OE3: Implementar métricas e indicadores para la evaluación de los eventos de un congreso. Se establecieron los indicadores y métricas mencionados en el capítulo III, 139 utilizando el Goal–Question–Metric (GCQ), el cual te permite mediante sus perspectivas, cumplir con los objetivos del evento, mejorarlo y aumentar su calidad. A continuación en la tabla N°47. se puede ver el proceso anterior y actual de los doce indicadores propuestos. El desarrollo de los indicadores se puede ver en el capítulo 2. Tabla N°47. Indicadores de evaluación Indicador Proceso Anterior Proceso Actual Se tiene el porcentaje de alumnos inscritos con respecto a una Se tenía el número de proyección definida por el número inscritos, año tras año, con de alumnos en la universidad, Número de inscritos el cual se hacía una esto se compara con cada año proyección para el para poder analizar los años con presupuesto del nuevo año. más y menos inscritos para así poder tomar decisiones para atraer más participantes. Se tiene un registro de la cantidad de invitaciones aceptadas para ser expositores al congreso, para Número de invitaciones No se tenía un control sobre tomar en cuenta al seleccionar los aceptadas por los los invitados que aceptaban invitados en el siguiente congreso expositores exponer en el congreso. y poder realizar seguimiento a los invitados y analizar los motivos por los cuales no aceptaron participar. Se tenía esta información de Se tiene el registro de la las encuestas, pero al ser satisfacción de los participantes Ratio de satisfacción de registradas manualmente en la encuesta que completan los participantes no era una información luego de cada conferencia, confiable, y por este motivo seminario o taller. no se analizaba a detalle. Esta información si se Ahora se tiene el registro de las registraba en las encuestas encuestas en el sistema de Ratio de las que se entregan en cada gestión de congresos, logrando calificaciones de los conferencia, pero debido a tener la calificación de los expositores que se registraban de participantes por cada manera manual tenían un conferencia asistida. Así se 140 margen de error y no puede ver que expositores fueron siempre era una información los mejores calificados. real. Esta información se tenía en las encuestas llenadas por Ahora se tiene el registro de las los participantes luego de Ratio de la evaluación el encuestas por cada participante y cada conferencia, pero al personal de apoyo se tiene la evaluación de cada ser un registro manual no se personal de apoyo. tenía la información real de las evaluaciones. La información obtenida del La información con respecto registro de encuesta del sistema a los ambientes de las se evalúa año a año para poder Ratio de la evaluación de exposiciones se llenaba en tener la percepción de los los ambientes del las hojas de las encuestas, participantes sobre los ambientes congreso pero no se evaluaba con el y buscar mejorar la calidad de pasar de los años. estos. No se tenía el dato del grado Se tiene el número de expositores académico registrado en la que tienen grado académico Número de expositores hoja de vida de todos los superior a master para así poder que cuentan con un expositores, y se tenía saber cuántos expositores con grado superior de master muchas exposiciones que ese nivel más se necesitan para se llevaban a cabo por aumentar la calidad general del alumnos sin grado. congreso. Se tenía la información de los inscritos por cada Se tiene en un gráfico la evolución escuela e identificar la de los inscritos de cada escuela escuela con menos para así, saber dónde reforzar y participantes, pero no se Número de inscritos por plantear una estrategia para cruzaba con otra escuela fomentar la participación del información tal como las congreso, verificando temas y exposiciones y expositores expositores de la escuela con para poder identificar el menos inscritos. motivo por el cual no se inscribían. 141 Se verificar de manera general la cantidad de exposiciones a la que Se tenía las asistencias asisten los participantes, para así registradas manualmente poder determinar la cantidad de Número de asistencias pero no se llevaba un control asistencias mínimas para la por participante de cuantos participantes obtención del certificado y asistían y a cuantas también para poder saber del conferencias asistían. interés que tienen los participantes de los temas expuestos. Se tenía el número de Se tiene el numeró de conferencias no realizadas conferencias que no se realizaron en el congreso, pero no se en los congresos realizados año a Número de conferencias tenía un detalle de la año, hacer una comparación y no realizadas información de esas poder investigar el motivo o tomar exposiciones como para medidas sobre casos poder evaluar el motivo o reincidentes. identificar reincidencias. Se tenía la información de Se puede ver por cada congreso las asistencias por la exposición que tuvo más conferencia o taller, de los Número de asistencias participantes, esto servirá para alumnos mas no se por conferencia/ evaluar qué factores influyeron realizaba una comparación seminario / taller para el gran número de año a año para evaluar los asistencias y poder replicarlos en temas con mayor interés de otras exposiciones. los participantes. Se tenía estos datos, pero tan solo se utilizaban para Se obtiene esta información del definir cuantas asistencias sistema el cual la consigue por el mínimas son necesarias registro de asistencias utilizando para recibir el certificado, el código de barras y por lo tanto Número de participantes saber quiénes deberían la información obtenida es exacta que cumplen los justificar para recoger su y también se puede realizar una requisitos mínimos certificado y debido a que comparación año a año para esos datos provenían de las evaluar si se debería exigir más asistencias registradas asistencias o disminuir la cantidad manualmente y no eran tan de estas. confiables. Fuente: Propia 142 4.1.4. OE4: Disminuir el tiempo de los procesos realizados en el Congreso Internacional Visión. Evaluación de tiempos de los procesos, cantidad de actividades y roles de los procesos críticos. 4.1.4.1. Gestión de expositores a) Proceso anterior Este proceso tiene muchos retrasos, debido a que se debe recolectar información de los encargados de las distintas áreas de la facultad, invitados para ser expositores y gestionar esa información para así poder elaborar las invitaciones, la hoja de vida por cada expositor, el programa del evento en el cual se debe coordinar la disponibilidad horaria de los expositores y los ambientes disponibles, para así crear diferentes versiones del programa, que pasaran por diferentes modificaciones y evaluaciones hasta quedar con el programa establecido. Todo esto es principalmente la organización previa al congreso y demora aproximadamente 5 meses. b) Nuevo proceso Luego de automatizar y mejorar el proceso, el proceso se dividió en dos sub procesos. b.1. Gestión de expositores Los encargados de enviar la información pueden realizarlo mediante el sistema y puede ser consultado a tiempo real por todos los involucrados del proceso, luego una vez obtenida la lista de invitados se generará la información necesaria para realizar y enviar las invitaciones, una vez que confirmen la invitación se enviará automáticamente el formato de hoja de vida, tema de exposición y horarios disponibles para que sea llenado por los expositores para que luego con toda esta información se pueda generar el 143 programa. b.2. Generación de programa Con la información que se encuentra en el sistema se generará de manera automática todas las posibles versiones del programa, las cuales pueden ser modificadas y consultadas por los encargados de expositores de las diferentes escuelas hasta que el encargado de EPU seleccione el programa final del evento. Los dos procesos en conjunto se realizarán en 2 meses esto dependió de lo que tardaron en responder los invitados, el tiempo que se les dio a los expositores para que puedan elegir su tema participación al evento. Figura N°75. Gestión de expositores Fuente: Propia 4.1.4.2. Control de asistencias y encuestas a) Proceso anterior El problema de este proceso que el conteo de las asistencias y encuestas de evaluación, los cuales se realizan de forma manual de la siguiente manera: Los participantes luego de cada exposición llenan una hoja colocando sus datos y llenando una encuesta, luego estas encuestas son subidas a Google Forms por el personal de apoyo, estos datos al ser llenados manualmente tienen un margen de error y debido a la cantidad de encuestas que hay que 144 llenar la obtención de los datos necesarios genera retraso considerable, luego de obtener los datos se procede a generar las tablas dinámicas y gráficos necesarios para la toma de futuras decisiones. Este proceso demora aproximadamente 21 días porque se debe esperar 1 semana para que finalice el evento 2 semanas para digitalizar la información recolectada de las encuestas. b) Nuevo proceso Con el sistema implementado la asistencia se tomará ingresando a los ambientes de exposición mediante una aplicación que permita leer el código de barras de los carnets universitarios. Luego de la exposición a los que han asistido se les habilitará una encuesta la cual deben llenar hasta que el encargado de EPU de por finalizada el llenado de encuestas, que deben ser registradas para poder tomar en cuenta su asistencia, el llenado puede ser por pc y dispositivo móvil. Una vez obtenida la información se puede generar los reportes necesarios a tiempo real para poder ir monitoreando las asistencias de los alumnos y graficas con indicadores que serán generados por la respuesta de las encuestas. Este proceso demora aproximadamente 8 días porque se debe esperar 1 semana para que finalice el evento y se cierren las encuestas para los participantes y 1 día para generar todos los reportes correspondientes a este proceso. Figura N°76. Gestión de asistencias y encuestas Fuente: Propia 145 4.1.4.3. Emisión de certificados. a) Proceso anterior Este proceso demora por que se realiza la impresión de los certificados de todos los inscritos con una sola impresora esto es debido a que por la demora de la información del proceso de asistencias y encuestas no pueden esperar dicha información; y por otro lado firma de las autoridades organizadoras del congreso para el certificado, luego cuando llega la información de las encuestas con esta información evalúan la cantidad de alumnos que cumplen con los requisitos mínimos, y al entregar el certificado verifican en su lista manualmente alumno por alumno si cumple o no con lo solicitado. b) Nuevo proceso Al estar automatizado se tiene la disponibilidad de la información de las encuestas al instante y pueden evaluar la cantidad de alumnos y requisitos mínimos para tomar decisiones rápidas e inmediatas, todo esto antes de realizar la impresión de los certificados, por lo que se tiene en listas separadas a los participantes que cumplen con las asistencias mínimas y a los que no, con esto en un primer bloque solo se imprimirán los certificados de los alumnos que cumplieron reduciendo la cantidad de impresiones, luego la verificación si el alumno cumple con los requisitos será de manera automática colocando el DNI del participante, la única demora será la conformidad y firma de las autoridades organizadoras del congreso demorando un total de 14 días. 146 Figura N°77. Emisión certificados Fuente: Propia 147 Tabla N°48. Cumplimiento de objetivos OBJETIVO APLICADO ANTES DESPUES RESULTADO Se diagramó las actividades de los Se identificaron los problemas El área de Proyección y procesos usando BPMN de los procesos que se llevan extensión Universitaria, no identificando que procesos son los Mapear los procesos para la a cabo para la gestión del cuenta con la documentación más críticos en la gestión del organización, gestión y congreso internacional 100% de los procesos establecidos evento, cuales son las actividades coordinación del Congreso VISIÓN y se diagramó los para la realización del redundantes que causan retrasos y internacional VISIÓN. nuevos procesos críticos que congreso Internacional que actividades son las más fueron mejorados con el VISIÓN importantes para cumplir con el sistema implementado. objetivo del evento El área de Proyección y extensión Universitaria, no El sistema implementado Implementar un sistema que contaba con ningún sistema Se desarrollado un sistema que redujo la cantidad de automatice los procesos que soporte sus procesos de 100% automatiza los procesos más actividades y de involucrados operativos del Congreso negocios que vienen críticos para la gestión del congreso. en los procesos críticos de la Internacional VISIÓN. realizando año tras año gestión del congreso. manualmente y con coordinaciones por correo. 148 Se implementó 12 métricas No se contaba con para gestión del Congreso indicadores, métricas de Implementar métricas e Mediante GQM se estableció Internacional VISIÓN, de las medición ni de evaluación, indicadores para la métricas utilizando la información cuales 8 son mostradas en los debido a que los procesos se evaluación de los 100% generada por los procesos distintos reportes que se realizan manualmente y la eventos de un automatizados, que ayuden a generan en el sistema de información generada de congreso. cumplir con los objetivos del evento. Gestión de Congresos y 4 se estos no era completamente generan a través de archivos confiable. planos. Se redujo el tiempo de los procesos de gestión de Los procesos eran manuales Los procesos automatizados por el Disminuir el tiempo de los expositores en un 60,00%, y demandaban mucha carga sistema, se ejecutan en un tiempo procesos realizados en el emisión de certificados en un 100% operativa de todos los más corto reduciendo Congreso Internacional 61,90%, control de asistencias colaboradores, ocasionando considerablemente la gestión del VISIÓN. y encuestas en un 53,33%. retrasos congreso. Reduciendo un promedio de 58,41% entre los 3 procesos 149 Se mapeó, mejoró y La Gestión del Congreso Se tiene un sistema eficiente automatizó los procesos, internacional de VISIÓN, desarrollado con los nuevos reduciendo las actividades, carecía de procesos procesos automatizados roles y tiempo mediante la Mejorar la gestión del documentados, las tareas y identificados luego de realizar el implementación de un Congreso Internacional de 100% coordinaciones se realizaban mapeo de procesos. También se sistema, esto permitió definir VISIÓN. manualmente y eran definió indicadores y métricas para métricas e indicadores para la repetitivas. No se contaba cado uno de los procesos comparación de los congresos con indicadores que faciliten automatizados. año a año mejorando la toma la toma de decisiones. de decisiones. Fuente: Propia 150 4.2. Aplicación a) El sistema implementado puede servir en cualquier facultad de la USMP ya que estas también realizan congresos académicos anuales, por otro lado otras entidades educativas que desee realizar este tipo de congresos pueden adaptarlo a sus reglas de negocio. b) Además puede utilizarse para controlar cualquier evento, conferencia, seminarios, talleres, capacitaciones y reuniones de cualquier empresa, controlando la asistencia, encuestas de satisfacción, manejo del cronograma de actividades, emisión de documentos o certificados de participación, manejo de invitaciones al evento y teniendo indicadores que permitan mejorar constantemente la calidad de estos eventos. c) Sería muy provechoso que en futuras versiones este sistema pueda abarcar más procesos generales que se lleven a cabo en cualquier tipo de evento y también poder personalizarlo según los requerimientos de los usuarios. 151 CONCLUSIONES Primera: Se logró mapear todos los procesos que se realizan para la gestión del Congreso Internacional VISIÓN, para esto se utilizó la notación grafica BPMN y luego se mapeó la mejora de los procesos que causaban más carga operativa y retrasos, teniendo como resultado de 3 procesos manuales y operativos a 5 procesos automatizados. Segunda: Se implementó un software para la gestión de congresos con los módulos de asistencias, encuestas, programa, expositores y certificados según los procesos automatizados. Se insertó en el software toda la información necesaria para que funcione correctamente, se establecieron roles y permisos según cada persona que va a tener acceso. Tercera: Se estableció 12 métricas para la gestión del Congreso Internacional VISIÓN, lo que permitió al encargado del área de Extensión y Proyección Universitaria tener un mejor control y seguimiento del congreso. Estos indicadores ayudan a realizar una evaluación año tras año, permitiendo una rápida toma de decisiones y ayuda a proporcionar mejoras tanto al proceso como para el evento mismo. Cuarta: Luego de realizar la mejora de procesos, se logró disminuir el tiempo de los procesos de gestión de expositores en un 60,00%, emisión de certificados en un 61,90%, control de asistencias y encuestas en un 53,33%, dando un promedio de un 58,41%. Logrando procesos más eficientes, evitando la duplicidad de actividades y evitando tareas que no generan ningún valor al negocio. 152 Quinta: Se mapeó, mejoró y automatizó los procesos más críticos de la Gestión del Congreso Internacional VISIÓN, reduciendo las actividades, roles y tiempo mediante la implementación de un sistema, esto permitió definir e implementar métricas e indicadores, que ayudan a evaluar el rendimiento del congreso y realizar mejoras constantes. 153 RECOMENDACIONES Primera: Conectar la aplicación directamente a la base de datos de la facultad para poder tener una actualización a tiempo real de la lista de participantes. Segunda: Crear módulos en el sistema para poder calcular todos los indicadores definidos en el proyecto. Tercera: Automatizar también el proceso web e impresiones del congreso, para que la impresión del certificado esté incluida en el sistema. Cuarta: Capacitar correctamente a los diferentes roles que utilizarán el sistema y crear sus respectivos usuarios en el sistema con anticipación, para evitar retrasos y problemas en la ejecución del proceso de gestión del congreso. Quinta: Extender el uso del sistema a la gestión de todos los congresos realizados en las diferentes facultades de la USMP. 154 FUENTES DE INFORMACIÓN Alvarez, M. (2015). Qué es responsive web design. Obtenido de https://desarrolloweb.com/articulos/que-es-responsive-web- design.html Barragán, M, & Bustos, J. (2015). Analisis, Diseño y Implementación de un prototipo web para la gestión de eventos de la sociedad Colombiana de Ortodoncia. Bogota, Colombia. Cano, R. (2012). Sociedad de Etnomusicología. Obtenido de http://www.sibetrans.com/manuales/public/docs/2012-rlc- comohacer.pdf Club BPM. (2009). BPM Gestión de Procesos de Negocio. Cobos, V. (2011). Organización de Congresos. Madrid, España. Codigo de Barras. (2012). 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López, P., Salas, J. y Tinoco, O. (2010). Criterios de selección de 156 metodologías de desarrollo de software. Revista de la Facultad de Ingeniería Industrial - UNMSM. 157 ANEXOS 158 ANEXO 1 COMPARACIÓN DE SOLUCIONES SIMILARES Como se puede apreciar en el siguiente cuadro comparativo los softwares Gecoweb y QCongresos son muy costosos, a diferencia del Symposium que es gratuito, el inconveniente con este es que dicho software ha sido desarrollado para uso exclusivo de la universidad de Murcia; adicionalmente se puede observar que las soluciones que ofrece el mercado no contemplan el manejo de encuestas de evaluación. Por estos motivos, se decidió desarrollar una nueva solución a medida que contempla las necesidades y problemas identificados en la gestión de eventos de la Facultad de Ingeniería y arquitectura de la USMP Tabla. Comparación de sistemas para gestionar congresos SOFTWARE Nuestra Symposium Gecoweb Qcongresos Solución GENERALIDADES http://eventos. http://www.gesintur.co http://www.qcongre Página web um.es/ m/software-gestion-de- sos.com/ eventos-y-congresos/ País España España España Perú FUNCIONALIDADES Manejo de asistencia SÍ SÍ SÍ SÍ Manejo de encuestas NO NO NO SÍ Gestión de expositores SÍ SÍ SÍ SÍ Gestión del programa SÍ SÍ NO SÍ Emisión de certificados SÍ SÍ SÍ SÍ CARACTERÍSTICAS Usabilidad SÍ SÍ SÍ SÍ Adaptabilidad NO SÍ SÍ SÍ Diseño Web Web / Mobile Web Web Mantenimiento SÍ SÍ SÍ SÍ PRESUPUESTO Costo 0,00 € 1.200,00 € 1500,00 € 436,10 € Fuente: Propia 159 ANEXO 2 ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DEL SOFTWARE 1. ¿Cuál es su grado de satisfacción general con el sistema? Completamente satisfecho Satisfecho Insatisfecho Completamente insatisfecho 2. En comparación del proceso anterior como se siente utilizando el sistema Completamente satisfecho Satisfecho Insatisfecho Completamente insatisfecho 3. ¿Recomendaría usted el sistema a otras facultades para que gestionen su evento? Sí No 4. El sistema cubre sus necesidades. Totalmente de acuerdo De acuerdo En desacuerdo Totalmente en desacuerdo 5. El sistema es fácil de usar. Totalmente de acuerdo De acuerdo En desacuerdo Totalmente en desacuerdo 6. Basándose en su propia experiencia con la gestión del congreso ¿compraria usted otra solución que le brinde servicios similares? Totalmente de acuerdo De acuerdo En desacuerdo Totalmente en desacuerdo 7. Que otra funcionalidad quisiera que se implemente en un futuro? 8. Que sugerencia o mejora propone para el sistema Figura. Encuesta de satisfacción del software Fuente: Propia 160 ANEXO 3 PLAN DE PRUEBAS 1. Introducción 1.1. Descripción El Plan de Pruebas describe las pruebas funcionales y de integración, que se realizaran para garantizar el correcto funcionamiento del sistema de Gestión de congresos. El objetivo es probar todas las funcionalidades definidas por el cliente al inicio del proyecto. 1.2. Propósito El presente documento describe el Plan de pruebas para la implementación del sistema de Gestión para Congresos, cuyos objetivos específicos son: a) Identificar los elementos que se van a evaluar. b) Definir las pruebas a seguir. c) Identificar los recursos y esfuerzo necesario para realizar las pruebas. d) Listar las actividades y resultado de las pruebas de los elementos a probar. 2. Requerimientos de las pruebas A continuación, mostramos una lista de los requerimientos que se van a probar según cada prueba que se va a realizar: 2.1. Pruebas de funcionalidad: a) Gestión de Asistencias b) Gestión de Encuestas c) Gestión de expositores d) Elaboración de Programa e) Emisión de Certificados 161 2.2. Pruebas de integración: a) Generar reporte de asistencias / actualizar b) Generar Reportes de la encuesta de evaluación c) Generar programas del congreso d) Generar reporte de asistencias/ Consultar e) Emitir certificados 3. Estrategia de prueba En esta sección se va a describir los tipos de pruebas y técnicas que se usarán para realizar las pruebas de calidad. 3.2. Tipos de pruebas y técnicas 3.2.1. Pruebas funcionales Objetivo de la prueba: Probar que los sistemas desarrollados, cumplan con las funciones específicas para los cuales han sido creados. Descripción de la prueba: Este tipo de pruebas son desarrolladas mayormente por analistas de pruebas con el apoyo de los usuarios finales. Cada caso debe cubrir el máximo número de entradas posibles. Técnica: Comparar el resultado esperado con el resultado obtenido. Si existen errores, reportarlos. 162 3.2.2. Pruebas integrales. Objetivo de la prueba: Detectar errores de interfaces y relaciones entre componentes. Verificar que las interfaces entre las entidades externas (usuarios) y las aplicaciones funcionan correctamente. Descripción de la prueba: Describe cómo verificar que las interfaces entre las componentes de software funcionan correctamente. Determina cómo la base de datos de prueba será cargada. Determina el enfoque para avanzar desde un nivel de integración de las componentes al siguiente. Decide qué acciones tomar cuando se descubren problemas. Técnica: Se verifica que todas las funcionalidades conversen correctamente. 4. Recursos En esta sección se describe los recursos necesarios para realizar el proceso de prueba, sus principales responsabilidades y características. 4.1. Recursos hardware Tabla. Recursos de Hardware RECURSO CANTIDAD NOMBRE Y TIPO PC 1 Diseño y ejecución de las pruebas Fuente: Propia 163 4.2. Recursos software Tabla. Recursos de Hardware ACTIVIDAD HERRAMIENTA Plan de pruebas Microsoft Project Pruebas Funcionales MS Excel Pruebas Integrales MS Excel Fuente: Propia 4.3. Configuración del entorno de prueba Para la realización de las pruebas se ha preparado un ambiente exclusivo para este fin, una vez finalizada las pruebas estas configuraciones serán las que se promoverán al ambiente de producción. 4.4. Recursos humanos Tabla. Roles y responsabilidades ROL RECURSOS RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS GESTOR DE PRUEBA 1 Proporcionar una gestión adecuada a las pruebas. Responsabilidades:  Planificar las pruebas  Generar el Plan de pruebas.  Adquirir los recursos apropiados.  Evaluar el esfuerzo de prueba.  Hacer seguimiento a las pruebas.  Informar el avance. DISEÑADOR DE 1 Identificar, priorizar y diseña los casos de PRUEBA prueba. PROBADOR 1 Ejecutar las pruebas. Responsabilidades: (TESTER)  Ejecutar pruebas.  Reportar defectos.  Re-testear defectos corregidos. Fuente: Propia 164 5. Cronograma de la etapa de prueba Las actividades del proceso de prueba son: Tabla. Actividades del proceso de prueba ACTIVIDAD CANTIDAD ESFUERZO FECHA DE FECHA DE RECURSOS COMIENZO FINALIZACIÓN Elaboración de plan de 1 3,13 días vie 06/05/16 dom 08/05/16 pruebas Elaboración de escenario de 1 1 día lun 09/05/16 lun 09/05/16 pruebas Preparación del ambiente de 1 1 día mar 10/05/16 mar 10/05/16 test Ejecución de pruebas 1 4,25 días mié 11/05/16 sáb 14/05/16 Fuente: Propia 6. Entregables de la etapa de prueba Del proceso de prueba obtienen los siguientes entregables en las siguientes fechas, donde el revisor verifica días antes el trabajo y da la conformidad del trabajo: Tabla. Entregables de la etapa de pruebas ENTREGABLES RESPONSABLE REVISOR FECHA DE LA ETAPA DE TEST Plan de prueba Melissa Montero Luis Mejía Muñoz dom 08/05/16 Saravia Diseño casos de Melissa Montero Luis Mejía Muñoz lun 09/05/16 prueba Saravia Ambiente de Melissa Montero Luis Mejía Muñoz mar 10/05/16 Prueba Saravia Reporte de avance Melissa Montero de ejecución de Luis Mejía Muñoz sáb 14/05/16 Saravia pruebas Fuente: Propia 165 ANEXO 4 FORMULARIO DE ACEPTACIÓN DEL USUARIO Figura. Formulario de aceptación de usuario Fuente: Propia 166 ANEXO 5 ACTA DE CONSTITUCIÓN DE PROYECTO IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN PARA CONGRESOS UNIVERSITARIOS EN FIA - USMP 1. Información del proyecto Tabla. Información del proyecto PROYECTO Implementación de un sistema de gestión para congresos universitarios en FIA - USMP CLIENTE Área de Extensión y Proyección Universitaria de la FIA-USMP PATROCINADOR PRINCIPAL USMP GERENTE DE PROYECTO Luis Mejía Muñoz COORDINADOR DE Melissa Montero Saravia PROYECTO Fuente: Propia Pronóstico y Justificación del Proyecto Desarrollar e implementar un Sistema para la Gestión del Congreso Internacional VISIÓN que permita una mejora en los procesos de gestión de expositores, gestión de asistencias y encuestas; y la emisión de certificados. La realización de este proyecto, ayudará a automatizar varias tareas manuales y permitirá llevar un control de los procesos a automatizar. Descripción del Proyecto y entregables El proyecto consta de tres partes; la primera es la mejora de procesos, la segunda es el desarrollo del sistema y la tercera la definición de indicadores y métricas. Este proyecto tendrá como entregables: Mapa de Procesos Actuales y Mejorados, Modelo de CU, Modelo de BD, Diccionario de Datos, Arquitectura del Sistema, Manual de Usuario. 167 2. Requerimientos de alto Nivel 2.1. Requerimiento del Producto El producto entregado debe contar con 5 módulos. El primero, es la Gestión de asistencias, en el cual se registra la asistencia con el lector de barras o directo en el sistema. El segundo, es la gestión de expositores, con el que se selecciona a los invitados y se registra la hoja de vida de cada expositor. El tercer módulo, es la elaboración del programa, en el cual se genera tres versiones del que se escoge la más adecuada. El cuarto modulo es la gestión de encuestas, que permite crear y dar mantenimiento a la encuesta y según la asistencia se habilita las encuestas a cada participante. El último modulo en la emisión de certificados, el cual genera un listado de todos los participantes aptos para obtener el certificado del congreso. 2.2. Requerimientos del Proyecto El sistema de Gestión de congresos ayudará:  Reducir la carga operativo de los colaboradores, disminuyendo el número de actividades que realizan automatizando los procesos actuales.  Identificar las oportunidades de mejoras de la gestión del congreso, con los indicadores y métricas con el cual se hará seguimiento.  Reducir el tiempo de demora de la realización de cada proceso, mapeando los procesos actuales y los mejorados. 168 3. Objetivos Tabla. Objetivos del proyecto Objetivo general Mejorar los procesos para la gestión del Congreso Internacional de VISIÓN. Objetivos específicos Mapear los procesos para la organización, gestión y coordinación del Congreso internacional Visión. Implementar métricas e indicadores para la evaluación de los eventos de un congreso. Implementar un sistema que automatice los procesos operativos del Congreso Internacional Visión. Disminuir el tiempo de los procesos realizados en el Congreso Internacional Visión. Fuente: Propia 4. Riesgos Iniciales de Alto nivel  El personal encargado se retrasa en la entrega del archivo de inscripciones.  Falta de participación del personal de la USMP.  Falta de interés del personal administrativo del congreso de FIA - USMP 5. Presupuesto Estimado  El presupuesto que se estima solo para el desarrollo e implementación del proyecto es de S/.1, 610. Esto no incluye los costos de hardware y software que son provenientes de la universidad y de los autores. 6. Lista de Interesados 169 Tabla. Objetivos del proyecto STAKEHOLDERS RESPONSABLE Encargado de EPU Ing. Sara Paredes Participante Clientes del congreso Encargado de apoyo Alumnos Encargado de Invitados Ing. Jose Wu / Ing. Carlos Bernal Ing. Waldy Grandez / Vanessa Encargado de Expositores Sovero Encargada de Sara Vente Administración Expositor Invitados Fuente: Propia 7. Requisitos de aprobación del proyecto  Correcto funcionamiento de los cinco módulos establecidos en el alcance.  Obtención de los reportes indicados como parte de las funcionalidades del sistema.  Evaluar que los procesos automatizados, se realicen con un esfuerzo mucho menor a los procesos actuales. ANEXO 6 170 PLAN DE PROYECTO 1. Introducción Esta sección contiene una visión general del proyecto y el producto a desarrollar, una lista de los entregables del proyecto y la estrategia de evolución del Plan. 1.1. Alcance del Proyecto El proyecto está determinado para desarrollar un sistema de gestión de congresos para el área de Extensión y Proyección Universitaria en la Facultad de Ingeniería y Arquitectura de la USMP. Luego de haber realizado una comparación, con otros aplicativos con características parecidas se determinó que nuestra solución era la más adecuada, debido a que generaba un gasto por única vez y se podía lograr todas las funcionalidades que se necesitan. El sistema será desarrollado en un entorno web y contemplará 5 procesos de negocio, gestión de asistencias, gestión de encuestas, generación de programa, gestión de expositores y la emisión de certificados. 1.2. Entregables del Proyecto En esta sección se detallará la lista de los entregables, las fechas de entrega y una breve descripción de lo que se está entregando al usuario. Tabla. Entregables del proyecto IDENTIFICACIÓN DESCRIPCIÓN DEL FECHA DE LUGAR DE CONDICIONES ENTREGABLE ENTREGABLE ENTREGA ENTREGA SATISFACCIÓN Mapa de Procesos Se realizará el 04/04/2016 Oficina de Mapa de procesos Actuales mapeo de cómo Extensión y correspondientes funciona cada Proyección a los procesos proceso Universitaria actuales actualmente. Mapa de procesos Según los procesos 06/05/2016 Oficina de Mapa de procesos automatizados actuales, se Extensión y automatizados. mapeará los Proyección procesos ya Universitaria mejorados para 171 automatizar Modelo de Base Según los procesos 08/04/2016 Oficina de Modelo de base de Datos automatizados se Extensión y de datos debe tiene que diagramar Proyección soportas todos los el modelo Universitaria procesos automatizados Arquitectura de Representar la 09/04/2016 Oficina de Tener un Sistema arquitectura del Extensión y diagrama de la sistema Proyección arquitectura del Universitaria sistema. Iteración 1 Desarrollo del 20/04/2016 Oficina de Primera iteración módulo de Extensión y terminada Asistencias y Proyección encuestas Universitaria Iteración 2 Desarrollo del 27/04/2016 Oficina de Segunda iteración módulo de Extensión y terminada Expositores Proyección Universitaria Iteración 3 Desarrollo del 03/05/2016 Oficina de Tercera iteración módulo de Programa Extensión y terminada Proyección Universitaria Iteración 4 Desarrollo del 06/05/2016 Oficina de Cuarta iteración módulo de Extensión y terminada Certificados Proyección Universitaria Manual de Manual con el 28/05/2016 Oficina de Sencillo y práctico Usuario detalle del uso del Extensión y para el usuario. sistema Proyección Universitaria Fuente: Propia 1.3. Estrategia de evolución del plan El plan del proyecto tiene que ser respetado y en caso se necesite alguna definición adicional o si se desea actualizar el equipo de trabajo, se tendrá que notificar al usuario sobre las modificaciones realzadas. 2. Organización del Proyecto 172 2.1. Interfaces e Interacciones Tabla. Organización del proyecto ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO FECHA RESPONSABLE INVOLUCRADOS ENTREGA Despliegue de Se desarrolló un 21/05/2016 Luis Mejía Melissa Montero las sistema con los cinco funcionalidades módulos definidos en el alcance funcionando correctamente. Despliegue de Se completa el 28/05/2016 Luis Mejía Melissa Montero Diseño y desarrollo con las reportes interfaces gráficas y el diseño ya establecido. Fuente: Propia 2.2. Responsables Se identificaron las actividades a nivel macro. Tabla. Responsables del proyecto IDENTIFICACIÓN DESCRIPCIÓN DE RESPONSABLE INVOLUCRADOS DE ACTIVIDAD ACTIVIDAD Elaboración de Elaboración del acta Melissa Montero Encargado de apertura de de constitución de EPU proyecto, proyecto, plan de documentación trabajo, inicial Desarrollo de Mapeo y mejora de Melissa Montero Encargado de mejora de los procesos a EPU procesos automatizar Encargado de Expositores Desarrollo del Desarrollo de las Luis Mejía sistema funcionalidades definidas en el alcance del proyecto Desarrollo de Desarrollo de los Luis Mejía reportes e reportes que son indicadores necesarios para la 173 mejora de los procesos y que ayuden a la toma de decisión Fuente: Propia 3. Proceso de Gestión 3.1. Objetivos y prioridades del Gestión Los Objetivos del proyecto son los siguientes: a) Mapear los procesos para la organización, gestión y coordinación del Congreso internacional Visión. b) Implementar métricas e indicadores para la evaluación de los eventos de un congreso. c) Implementar un sistema que automatice los procesos operativos del Congreso Internacional Visión. d) Disminuir el tiempo de los procesos realizados en el Congreso Internacional Visión. 3.2. Recursos El presente proyecto se tiene distintos roles que se muestran a continuación. Tabla. Roles del proyecto ROL NOMBRE DESCRIPCIÓN DEL ROL Escribe las pruebas unitarias y produce el código del sistema. Define las tareas que Programar Mejía Muñoz, Luis conlleva cada historia de usuario, y estima el tiempo que requerirá cada una. Escribe las historias de usuario y las pruebas funcionales para validar su implementación. Asigna la prioridad a las historias de usuario Cliente Ing. Sara Paredes y decide cuáles se implementan en cada iteración centrándose en aportar mayor valor al negocio. 174 Ejecuta las pruebas regularmente, difunde Probador Montero Saravia, Melissa los resultados en el equipo y es responsable de las herramientas de soporte para pruebas. Verifica las estimaciones realizadas, evalúa el progreso de cada iteración y así como la Tracker Mejía Muñoz, Luis factibilidad de los objetivos con las restricciones de tiempo y recursos presentes. Determina la tecnología y metodologías a Entrenador Montero Saravia, Melissa usar por el equipo de desarrollo. Es un miembro externo del equipo con un Consultor Vanessa Savero Torres conocimiento específico en algún tema necesario para el proyecto. Es el dueño del equipo y sus problemas. Experto en tecnología y labores de gestión. Construye el plantel del equipo, obtiene los Montero Saravia, Melissa / Gestor recursos necesarios y maneja los problemas Mejía Muñoz, Luis que se generan. Administra a su vez las reuniones (planes de iteración, agenda de compromisos, etc.). Fuente: Propia Los equipos que se requieren para la presente tesis deben ser y cumplir con las siguientes características mostradas: Tabla. Equipos necesarios EQUIPOS DESCRIPCIÓN CANTIDAD USO CPU Intel Core i5 2da generación 3.10 Computador GHz 64 Bits 4GB de RAM 500GB de 1 Permanente Disco + monitor + mouse + teclado Laptop Laptop Toshiba Core i5 4ta generación 2 Temporal Lector Lector de Código de Barras 23 Permanente Fuente: Propia 175 Tabla. Programas necesarios SOFTWARE VERSION LICENCIA CANTIDAD USO Análisis y Diseño Windows 8 8.1 Microsoft 2 Temporal MS Project Professional 2010 14.0.7166.5000 Microsoft 1 Temporal MS Word Professional 2010 14.0.7166.5001 Microsoft 2 Temporal BIZAGI Process Modeler 2.8.0.8 Software Libre 1 Temporal Implementación Permane Windows Server 2008 6.1.7 Microsoft 1 nte Permane MySQL 5.0 Software Libre 1 nte Permane PHP 5.2 Software Libre 1 nte Permane PHP Designer 8 Software Libre 1 nte Fuente: Propia 4. Proceso Técnico La metodología base que engloba a las demás será la de gestión de proyecto del PMBOOK, y a la vez en la fase de desarrollo se utilizará la metodología ágil XP Programming y además para los indicadores y métricas se utilizará la metodología GQM (Goal Question Metric). 4.1. Procedimientos técnicos, herramientas y tecnologías Se optó por el uso de software libre tanto para la base de datos como para la plataforma de desarrollo del sistema. 176 ANEXO 7 GESTION DE INTERESADOS Tabla. Programas necesarios Fuente: Propia CONTEXTO DEL PROYECTO 1. REGISTRO DE INTERESADOS Los principales interesados del proyecto son: - Ing. Jefferson López Goycochea - Ing. Sara Paredes - Clientes del Congreso - Alumnos (Personal de Apoyo) - Ing. Jose Wu / Ing. Carlos Bernal - Ing. Waldy Grandez / Vanessa Sovero - Sara Vente - Invitados 2. NIVEL DE COMPROMISO DE LOS INTERESADOS - Jefferson López Goycochea: Jefe del área de proyección y extensión universitaria, es el cliente del sistema, ya que su área es la encargada de gestionar el congreso internacional VISIÓN. NIVEL ALTO - Sara Paredes Paredes: Encargada de la gestión del congreso internacional VISIÓN, es la principal interesada, ya que ella es la que administrará el sistema. NIVEL ALTO - Clientes del congreso: son las personas inscritas al congreso, que asistirán a las exposiciones y registraran la encuesta en el sistema. NIVEL MEDIO - Alumnos (Personal de Apoyo): Son los encargados de tomar las asistencias del sistema. NIVEL MEDIO - Jose Wu / Ing. Carlos Bernal: Son los encargados de actualizar el directorio de contactos y validar la lista de invitados. NIVEL MEDIO - Waldy Grandez / Vanessa Sovero: Son las encargadas de enviar las invitaciones a los expositores, y generar el programa del congreso. NIVEL ALTO - Sara Vente: Es la encargada de gestionar el estacionamiento de los expositores, para esto extrae la lista de los datos de los vehículos de los expositores. NIVEL BAJO - Invitados(Expositores): Personas encargadas de exponer diferentes temas durante el congreso, ellos registraran sus datos mediante el sistema, para tomarlos en cuenta en la generación del cronograma. NIVEL ALTO 3. IDENTIFICAR INTERRELACIONES Y LAS SUPERPOSICIONES ENTRE INTERESADOS La encargada de EPU (Sara Paredes) y Los Encargados de invitados (Carlos Bernal, Jose Wu), Son los encargados de alimentar el sistema, con la información del congreso, contactos y participantes. Con la información ingresada las encargadas de expositores (Waldy Grandez, Vanessa Sovero), envían las invitaciones y generan el programa. Los expositores que aceptan la invitación ingresan información necesaria para su exposición, Los Alumnos (Personal de Apoyo) registran las asistencias y los Participantes registran las encuestas. Los que más interactúan son el Encargado de EPU con el Encargado de Expositores principalmente para validar el programa del Congreso. 4. NECESIDADES DE INFORMACIÓN DE INTERESADOS - Reportes de las asistencias de los participantes del congreso - Reporte de las encuestas de evaluación - Versiones del cronograma generadas, con toda la información necesaria para realizarlo 5. FORMA DE ENTREGA Y FRECUENCIA - Se entregará la información en una web, que se puede acceder desde un pc, laptop, tablet o smartphone; mediante el dominio de la USMP. - La información se generará cada año antes, durante y después del congreso ANEXO 8 177 PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS 1. Resumen del análisis de riesgos El análisis de los riesgos desarrollado durante este estudio permitirá identificar las amenazas que acechan a la culminación de la implementación del sistema de gestión de eventos. Para determinar la vulnerabilidad del sistema ante esas amenazas y para estimar el impacto que tendrán y obteniendo cierto conocimiento del riesgo que se corre. Asimismo, la gestión de los riesgos, basada en los resultados obtenidos en el análisis anterior, permitirá seleccionar e implantar las medidas o ‘salvaguardas’ de seguridad adecuadas para conocer, prevenir, impedir, reducir o controlar los riesgos identificados y así reducir al mínimo su potencialidad o sus posibles perjuicios. El método utilizado para presente estudio de análisis de los riesgos, es una adaptación de Metodología de Análisis y Gestión de Riesgos de los sistemas de Información de las Administraciones Públicas MAGERIT desarrollado por el Ministerio de Administración Pública de España. 2. Metodología de trabajo La Metodología de Análisis y Gestión de Riesgos del Sistema de Gestión de Eventos es, MAGERIT, que es un método formal para investigar los riesgos que soportan los Sistemas de Información, y para recomendar las medidas apropiadas que deberían adoptarse para controlar estos riesgos. Para comprender el cálculo del riesgo se debe comprender los siguientes términos: a. Amenazas Se definen como los eventos que pueden desencadenar un incidente en la realización del proyecto, y provocando el fracaso del mismo. b. Vulnerabilidad 178 Definida como la “ocurrencia real de materialización de una Amenaza sobre el proyecto. c. Impacto Daño producido a la organización por un posible incidente y es el resultado de la Agresión sobre el proyecto. La metodología clasifica los Impactos sobre el proyecto a partir de sus consecuencias cuantitativas o cualitativas, y por reducción de subestados de seguridad. d. Riesgo Se ha definido como la “Posibilidad de que se produzca un impacto dado en la organización”. Su importancia como resultado de todo el Análisis organizado sobre los elementos queda velada por su apariencia como Indicador resultante de la combinación de la Vulnerabilidad y el Impacto que procede de la Amenaza actuante sobre el proyecto. Este riesgo calculado permite tomar decisiones racionales para cumplir el objetivo de seguridad de la organización. e. Salvaguarda Se define la función o servicio de salvaguarda como “reducción del riesgo”; y el mecanismo de salvaguarda como “dispositivo, físico o lógico, capaz de reducir el riesgo”. Esa actuación se concreta en un mecanismo de salvaguarda que opera de dos formas:  La salvaguarda preventiva ejerce como acción sobre la Vulnerabilidad, ‘neutralizando’ otra acción, la materialización de la Amenaza, antes de que actúe ésta.  La salvaguarda curativa actúa sobre el Impacto, modificando el estado de seguridad del Activo agredido y reduciendo el resultado de la Agresión; o sea después de ésta. 3. Cálculo de Niveles de Vulnerabilidad y de Riesgo 179 En este cuadro se calculan los niveles de vulnerabilidad y de riesgo en los que incurre él proyecto. Para esto se tiene en cuenta el nivel de importancia asignado a cada uno y la probabilidad de ocurrencia de estos riesgos. Tabla. Calculo de vulnerabilidad y riesgo ACCIONE POSIBILIDAD VULNERABILIDAD NIVEL DE RIESGO S AMENAZAS IMPACTO DE PREVENT OCURRENCIA VALOR VALOR %(V) %(R) IVAS (V) (R) Capacitaci ón del Falta de personal participación antes del del personal 5 3 37.50 18.75% 187.50 17.44% evento de la FIA- para el USMP uso del sistema Solicitar ampliar la Límite de memoria. espacio en O colocar 4 3 37.50 18.75% 150.00 13.95% memoria de un disco disco externo para cambiarla Dejar en claro los Falta de beneficios interés del que trae el personal uso del 3 3 37.50 18.75% 112.50 10.47% administrativ sistema y o del la poca congreso inversión que se necesita. Coordinac ión con el área de STI, para Falla en la verificar el red de la 6 1 12.50 6.25% 75.00 6.98% funcionam universidad iento correcto de las redes 180 Establecer El personal fechas encargado límites se retrasa para en la contar con 7 2 25.00 12.50% 175.00 16.28% entrega del la archivo de informació inscripcione n y así s evitar retrasos Preparar un sistema Colapso del para una sistema por gran 8 2 25.00 12.50% 200.00 18.60% saturación concurren del servidor cia de usuarios simultáne os Tener document ados los Incumplimie objetivos y nto del las objetivo 8 1 12.50 6.25% 100.00 9.30% razones principal y por las específicos cuales se quiere cumplir Tener autorizaci ón de las autoridad Pérdida de es de la apoyo de la FIA para FIA para el 6 1 12.50 6.25% 75.00 6.98% el uso de desarrollo la del proyecto informació n y equipos necesario s 100.00 TOTAL 200.00 100.00% 1075.00 % Fuente: Propia Para realizar dicho cálculo se desarrollaron las siguientes operaciones: 181 a. Probabilidad de ocurrencia: representan la probabilidad de que se materialicen las amenazas identificadas, en una escala del 1 al 3. b. Nivel de vulnerabilidad: se calcula el porcentaje de probabilidad de que se materialicen las amenazas, con respecto a la cantidad de amenazas identificadas para dicho activo. c. Nivel de riesgo: en este momento interviene el nivel de importancia que refleja el nivel de Impacto que puede tener la implementación del sistema de gestión de eventos si un incidente ocurre, multiplicando al nivel de vulnerabilidad. De esta forma se obtiene el nivel de riesgo del proyecto con respecto a una amenaza. La suma de estos valores es el nivel de riesgo total del proyecto. 4. Conclusiones del análisis de riesgos Según los resultados obtenidos del cuadro anterior se puede notar que las amenazas con mayor riesgo en el proyecto son: La falta de participación del personal de la FIA-USMP y el colapso del sistema por saturación del servidor, ya que esto invalidaría completamente el uso del sistema. ANEXO 9 182 VIABILIDAD ECONOMICA Se calculará los indicadores financieros necesarios para verificar si el proyecto es rentable en el tiempo, adecuándose a los ingresos y gastos del evento. 1. Inversión  Inversión tangible Tabla. Inversión tangible EQUIPOS Y MAQUINARIA UNIDAD PRECIO PRECIO TOTAL HARDWARE CPU 2 S/. 2,000.00 S/. 4,000.00 Laptops 2 S/. 2,500.00 S/. 5,000.00 Lector de codigo de barras 23 S/. 70.00 S/. 1,610.00 TOTAL S/. 10,610.00 Inversión Tangible Deprec. Dep. anual Años Hardware S/. 10,610.00 20% S/. 2,122.00 5 Fuente: Propia  Inversión intangible Tabla. Inversión intangible SOFTWARE PRECIO TOTAL Licencia MS Project 2010 S/. 350.00 Licencia MS Office S/. 832.00 TOTAL DE SOFTWARE S/. 1,182.00 Inversión Intangible amortizacion Amort. anual Años Software S/. 1,182.00 20% S/. 236.40 5 Fuente: Propia  Calculo de Ingresos 183 Tabla. Ingresos AÑO 2016 AÑO 2017 AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 Inscripción de participantes Alumnos al 591 603 621 645 678 contado Alumnos en 1363 1390 1432 1489 1564 cuotas Público en 318 324 334 348 365 general Incremento 2% 3% 4% 5% de ventas Precio de inscripción Alumnos al S/. 180.00 S/. 180.00 S/. 180.00 S/. 180.00 S/. 180.00 contado Alumnos en S/. 190.00 S/. 190.00 S/. 190.00 S/. 190.00 S/. 190.00 cuotas Público en S/. 230.00 S/. 230.00 S/. 230.00 S/. 230.00 S/. 230.00 general INGRESOS S/. 438,496.00 S/. 447,265.92 S/. 460,683.90 S/. 479,111.25 S/. 503,066.82 POR VENTAS Fuente: Propia  Capital de trabajo Tabla. Capital de trabajo AÑO 2016 AÑO 2017 AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 Costos Variables Mano de Obra S/. 104,695.91 S/. 106,789.82 S/. 109,993.52 S/. 114,393.26 S/. 120,112.92 directa Luz S/. 2,000.00 S/. 2,040.00 S/. 2,101.20 S/. 2,185.25 S/. 2,294.51 Total Costos S/. 106,695.91 S/. 108,829.82 S/. 112,094.72 S/. 116,578.51 S/. 122,407.43 Variables Costos Fijos CF Vtas S/. 70,000.00 S/. 70,000.00 S/. 70,000.00 S/. 70,000.00 S/. 70,000.00 CF Adm S/. 34,000.00 S/. 34,000.00 S/. 34,000.00 S/. 34,000.00 S/. 34,000.00 Personal S/. 10,559.70 S/. 10,559.70 S/. 10,559.70 S/. 10,559.70 S/. 10,559.70 Administrativo CF Operativos S/. 118,825.28 S/. 118,825.28 S/. 118,825.28 S/. 118,825.28 S/. 118,825.28 Agua S/. 700.00 S/. 700.00 S/. 700.00 S/. 700.00 S/. 700.00 Mantenimiento S/. 9,000.00 S/. 9,000.00 S/. 9,000.00 S/. 9,000.00 S/. 9,000.00 Total Costos S/. 243,084.98 S/. 243,084.98 S/. 243,084.98 S/. 243,084.98 S/. 243,084.98 Fijos TOTAL S/. 349,780.89 S/. 351,914.80 S/. 355,179.70 S/. 359,663.49 S/. 365,492.41 COSTOS 184 CAPITAL DE S/. 116,593.63 S/. 711.31 S/. 1,088.30 S/. 1,494.60 S/. 1,942.98 TRABAJO INVERSION TOTAL S/. 128,385.63 Fuente: Propia  Estado de Ganancias y Pérdidas Tabla. Estado de ganancias y perdidas AÑO AÑO 2016 AÑO 2017 AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 2015 Ingreso por S/. 438,496.00 S/. 447,265.92 S/. 460,683.90 S/. 479,111.25 S/. 503,066.82 Ventas Costos de S/. 235,221.19 S/. 237,355.10 S/. 240,620.00 S/. 245,103.79 S/. 250,932.71 Ventas Utilidad Bruta S/. 203,274.81 S/. 209,910.82 S/. 220,063.90 S/. 234,007.47 S/. 252,134.10 Gastos de S/. 70,000.00 S/. 70,000.00 S/. 70,000.00 S/. 70,000.00 S/. 70,000.00 Ventas Gastos S/. 44,559.70 S/. 44,559.70 S/. 44,559.70 S/. 44,559.70 S/. 44,559.70 administrativos Comisión para S/. 43,849.60 S/. 44,726.59 S/. 46,068.39 S/. 47,911.13 S/. 50,306.68 mejorar del evento (20%) Dep. S/. 2,122.00 S/. 2,122.00 S/. 2,122.00 S/. 2,122.00 S/. 2,122.00 Hardware (20%) Amortización S/. 236.40 S/. 236.40 S/. 236.40 S/. 236.40 S/. 236.40 Intangibles (20%) Utilidad S/. 42,507.11 S/. 48,266.12 S/. 57,077.41 S/. 69,178.24 S/. 84,909.32 operativa Impuesto S/. 12,752.13 S/. 14,479.84 S/. 17,123.22 S/. 20,753.47 S/. 25,472.80 (30%) Utilidad Neta S/. 29,754.98 S/. 33,786.29 S/. 39,954.19 S/. 48,424.77 S/. 59,436.53 Utilidad S/. 29,754.98 S/. 63,541.27 S/. 103,495.45 S/. 151,920.22 S/. 211,356.75 Acumulada Fuente: Propia  Flujo de caja 185 Tabla. Flujo de caja AÑO 2015 AÑO 2016 AÑO 2017 AÑO 2018 AÑO 2019 AÑO 2020 Ventas S/. 438,496.00 S/. 447,265.92 S/. 460,683.90 S/. 479,111.25 S/. 503,066.82 C.Variables S/. 106,695.91 S/. 108,829.82 S/. 112,094.72 S/. 116,578.51 S/. 122,407.43 C.Fijos S/. 128,525.28 S/. 128,525.28 S/. 128,525.28 S/. 128,525.28 S/. 128,525.28 Gts. Vtas. S/. 70,000.00 S/. 70,000.00 S/. 70,000.00 S/. 70,000.00 S/. 70,000.00 Gts. Adm. S/. 44,559.70 S/. 44,559.70 S/. 44,559.70 S/. 44,559.70 S/. 44,559.70 Comisión para S/. 43,849.60 S/. 44,726.59 S/. 46,068.39 S/. 47,911.13 S/. 50,306.68 mejoras del evento (20%) Flujo S/. 44,865.51 S/. 50,624.52 S/. 59,435.81 S/. 71,536.64 S/. 87,267.72 económico Impuesto S/. 12,752.13 S/. 14,479.84 S/. 17,123.22 S/. 20,753.47 S/. 25,472.80 F EC desp S/. 32,113.38 S/. 36,144.69 S/. 42,312.59 S/. 50,783.17 S/. 61,794.93 impuesto Hardware S/. 10,610.00 Intangible S/. 1,182.00 Cap. Trabajo S/. 116,593.63 S/. 711.31 S/. 1,088.30 S/. 1,494.60 S/. 1,942.98 S/. 121,830.80 Flujo de Caja S/. 128,385.63 S/. 31,402.07 S/. 35,056.39 S/. 40,817.99 S/. 48,840.19 S/. 183,625.73 Flujo de Caja S/. 128,385.63 S/. 96,983.55 S/. 61,927.17 S/. 21,109.18 S/. 27,731.02 S/. 211,356.75 Acumulado Fuente: Propia 2. Calculo del Valor Actual Neto y Tasa Interna de Retorno Tabla. Indicadores financieros TASA 25% VAN S/. 20,246.35 TIR 30.50% Fuente: Propia Calculados el VAN y el TIR el proyecto es rentable. El VAN es un indicador financiero que mide los flujos de los futuros ingresos y egresos que tendrá el proyecto, para determinar, si luego de descontar la inversión inicial, quedaría alguna ganancia. Se ha considerado una tasa de descuento de 25%, esta tasa vendría a ser la rentabilidad mínima que se espera ganar. Se calculó el VAN y TIR colocando el flujo de caja en un libro de Excel y se utilizaron las funciones que provee el programa. El VAN salió: S/. 20,246.35 este valor al ser positivo indica que el proyecto 186 es rentable y se podrá recuperar lo invertido. Calculando la TIR esta es igual a 30.50% siendo esta la tasa en la que el VAN es igual 0. ANEXO 10 187 MANUAL DE USUARIO 1. El Sistema de Gestión del Congreso Internacional VISIÓN cuenta con siete diferentes roles según las funcionalidades que tiene que realizar diferentes usuario. Las opciones del sistema se habilitarán según el rol del usuario con el cual se ingrese los roles pueden ser: a. Encargado de EPU b. Encargado de Expositores c. Encargado de Invitaciones d. Encargado de Apoyo e. Encargado de Administración f. Expositor g. Participante Esta es la pagina de ingreso al sistema, en el cual tienen que digitar su usuario y contraseña y luego dar clic en el boton “Ingresar”. Figura. Pantalla de ingreso al sistema Fuente: Propia 188 2. Esta es la página Inicial al ingresar al sistema, en el cual se tiene en el menú todos los módulos desarrollados. Figura. Menú principal del sistema Fuente: Propia 3. El sistema a parte de los siete roles cuenta con un usuario de administrador con el cual se puede gestionar los usuarios. Se selecciona en el módulo “Administrativo” la opción de “Gestión Personal” Figura. Menú del administrativo del sistema Fuente: Propia 4. Se muestra el listado de los usuarios con roles administrativos. Se tiene la opción de editar, eliminar y agregar nuevos usuarios. 189 Figura. Lista de usuario del sistema Fuente: Propia 5. Para agregar usuarios nuevos, dar clic en el botón “Nuevo” al final de la lista. Se muestra la siguiente pantalla, en la que se ingresa el nombre de usuario, la contraseña, el nombre del usuario. Figura. Formulario de creación de usuario Fuente: Propia Se selecciona el rol del usuario de está creando. (Solo son los roles administrativos) 190 Figura. Lista de roles del sistema Fuente: Propia Se selecciona la escuela a la que pertenece el usuario. Figura. Lista de escuelas Fuente: Propia 6. Una vez creado los usuarios para administrar el sistema se procederá a registrar el congreso que se va a gestionar ingresando a la opción: “Registrar Congreso” ROL: Encargado de EPU Figura. Menú del encargado de EPU Fuente: Propia 191 Aquí se puede ver la lista de congresos que se han ido registrando, para registrar un nuevo congreso, dar clic en “nuevo”; también se pueden editar los datos del último congreso registrado dando clic en “editar”. Figura. Lista de congresos Fuente: Propia Al registrar o editar un congreso se debe llenar todos los datos del congreso que son: nombre del evento, fecha de inicio, fecha de término, hora de inicio y hora de término. Figura. Formulario de creación del evento Fuente: Propia Una vez registrado el congreso se procederá a asignar los ambientes 192 disponibles para las escuelas, esta opción se encuentra en la lista de congresos dando clic a “ver ambientes”. Figura. Formulario de asignación de ambientes Fuente: Propia 7. Luego de registrar el congreso se procede a crear la programación, lo que hace esta opción es preparar la estructura del cronograma utilizando los ambientes asignados a las escuelas, esto está en la opción “Crear Programación” ROL: Encargado de EPU Figura. Lista de opciones del menú programa Fuente: Propia Esta opción puede tardar unos minutos y se debe esperar hasta que aparezca el mensaje: “La programación ya fue creada” 193 Figura. Ventana de creación de programación Fuente: Propia 8. Lo siguiente a realizar es registrar la encuesta para el congreso la cual se realiza ingresando a la opción: “Mantenimiento de Encuesta de Evaluación” ROL: Encargado de EPU Figura. Lista de opciones del menú encuestas Fuente: Propia Donde se muestra la encuesta del congreso que fue registrado. Figura. Encuesta vigente Fuente: Propia 194 Para cambiar el nombre de la encuesta dar clic a “Editar” Figura. Ventana de registro de congreso Fuente: Propia Para agregar, editar o borrar las preguntas de la encuesta dar clic a “ver preguntas” Figura. Ventana de registro de preguntas de encuesta Fuente: Propia Figura. Formulario de modificación de pregunta Fuente: Propia 195 Para agregar, editar o borrar las alternativas dar clic en “Alternativas” Figura. Ventana de modificación de alternativas Fuente: Propia Figura. Formulario de modificación de alternativas Fuente: Propia Una vez listas las alternativas de todas las preguntas, está lista la encuesta. 9. Por otro lado, se debe de actualizar cada año antes del evento el directorio de contactos, en la opción: “Mantenimiento de contacto” ROL: Encargado de Invitados En esta opción se puede agregar, editar o eliminar contactos de la lista de contactos. 196 Figura. Lista de contactos Fuente: Propia Para agregar un nuevo contacto dar clic en “nuevo” y para modificar datos de un contacto dar clic en “editar”. Los datos a ingresar o modificar son: usuario, password, sr, nombres, cargo, empresa, dirección, email, teléfono de oficina y celular. Figura. Formulario de modificación de usuario Fuente: Propia Se debe tener en cuenta que como se tiene una gran cantidad de contactos que se manejan por Excel, la primera carga de estos debe realizarse de forma masiva por base de datos, luego ya la gestión del directorio de contactos se realizará solo por el sistema dejando de lado el archivo Excel. 197 10. Luego de tener el directorio de contactos actualizado se debe de seleccionar a los invitados para cada escuela, esto se realiza en la opción: “Seleccionar Invitados” ROL: Encargado de Expositores Figura. Ventana de selección de invitados Fuente: Propia En esta opción el encargado de expositores de cada escuela va a seleccionar de la lista de contactos a los que serán invitados al congreso, esto se realiza marcando con un check a los invitados y dando clic a “Actualizar”. 11. Inmediatamente después de haber elegido a los invitados el encargado de Invitados puede visualizar la lista de invitados que selecciono el encargado de expositores de su escuela, para que pueda validar dicha lista; ver en la opción: “Listar Invitados” ROL: Encargado de Invitados 198 Figura. Lista de invitados seleccionados Fuente: Propia 12. Ya validada la lista de invitados se procede a generar la data necesaria para enviar las invitaciones en la opción: “Gestión de Expositores”. ROL: Encargado de Expositores Al dar clic en “Generar” el sistema exportará un archivo Excel con los datos necesarios para imprimir las invitaciones de los invitados seleccionados. Luego cuando los invitados respondan las invitaciones se va a ir seleccionando a los expositores marcando el check de la columna expositor y clic en “actualizar”, para que se tomen en cuenta como expositores y se les brinde las credenciales correspondientes para que pueda ingresar a registrar su exposición y disponibilidad horaria. 199 Figura. Lista de expositores Fuente: Propia 13. Luego de haber elegido a los que serán expositores del congreso se debe ingresar a la opción “Gestión de Expositores Especiales”, para seleccionar con un check en la columna “Expositor Especial” y luego en actualizar; a los expositores que dictarán una conferencia en el auditorio o coliseo, ya que el horario de estos se debe alternar entre todas las escuelas y será definido por el Encargado de EPU. ROL: Encargado de Expositores Figura. Lista de expositores especiales Fuente: Propia 200 14. Una vez entregada las credenciales de acceso a los expositores, estos podrán ingresar al sistema, lo primero que van a hacer ingresar a la opción: “Crear Hoja de Vida” ROL: Expositor Figura. Ventana de hoja de vida Fuente: Propia Al colocar “detallar” el expositor va a actualizar sus datos personales como: Profesión, Grado Académico, Universidad, Trayectoria, País, también puede colocar si va asistir al evento con algún vehículo de transporte, con sus respectivos datos como: Marca, Modelo, Placa, Negro. Figura. Formulario de creación de hoja de vida Fuente: Propia 201 Luego de llenar su hoja de vida procederá a registrar su exposición dando clic en “nuevo” si desea cambiar datos de la exposición puede colocar “editar” Figura. Ventana de creación de exposición Fuente: Propia Los datos por registrar o editar de la exposición son: título de la exposición, tipo de exposición y tema. Figura. Formulario de modificación de exposición Fuente: Propia 202 Lo siguiente a realizar es crear el programa del expositor donde ingresará, 3 horarios disponibles. Figura. Ventana de creación de programa Fuente: Propia Una vez ingresados los 3 horarios disponibles colocar “grabar” Figura. Ventana de selección de horarios Fuente: Propia 203 15. Mientras los expositores van llenan sus exposiciones y horarios disponibles en la opción “Generar Programa del Congreso” Se pueden ir visualizando las exposiciones en las 3 versiones del programa. ROL: Encargado de Expositores Se debe de seleccionar el tipo de exposición y el día para mostrar un avance del programa. Figura. Ventana de creación de escenarios Fuente: Propia Se puede ver lo que hasta el momento han ido registrando los expositores. Figura. Ventana de opciones de programación Fuente: Propia 204 16. Ya terminado el registro de las exposiciones de todos los expositores en la opción “Seleccionar Programa del Congreso” ROL: Encargado de Expositores Puede elegir cuál de las 3 opciones de programa se va a utilizar para el congreso. Figura. Lista de opciones menú programa Fuente: Propia Se puede ver en el mensaje que versión se eligió. Figura. Ventana de selección de programación Fuente: Propia 17. Ya teniendo el programa listo, el día del congreso en la opción “Registrar Asistencia”, al inicio de cada conferencia el encargado de apoyo va a elegir en qué exposición se encuentra. ROL: Encargado de Apoyo 205 Figura. Lista de asistencias de exposiciones Fuente: Propia Al dar clic en “Pasar” ingresará al registro de asistencia de la exposición seleccionada. Se puede registrar la asistencia de los alumnos utilizando el lector de código de barras en el DNI de los participantes o colocando manualmente el número de DNI. Figura. Ventana de registro de asistencia Fuente: Propia 206 Una vez culminada las exposiciones el encargado de EPU en la opción: “Cerrar Asistencias” puede cerrar las asistencias de las exposiciones seleccionando la columna “Cerrado” o si desea puede cerrar todas las asistencias, para evitar que se continúen registrando; y luego al botón “Actualizar”. Figura. Ventana para cerrar asistencias Fuente: Propia 18. Ya registradas las asistencias los participantes pueden ingresar al sistema para registrar las encuestas correspondientes a las exposiciones que asistieron. ROL: Participante El participante debe seleccionar en la columna “Elegir” la exposición en la que desea registrar la encuesta y luego “Dar Encuesta”. Figura. Ventana de selección de encuestas Fuente: Propia 207 Con esto, el participante procederá a llenar las preguntas de la encuesta, y luego clic en “Enviar” Figura. Ventana de registro de encuesta Fuente: Propia Una vez cumplido el periodo para el llenado de encuestas, en la opción: “Cerrar Encuesta” el encargado de EPU puede cerrar el registro de encuestas de las exposiciones que el elija marcando el “check” en la opción “Cerrado” o si desea también puede cerrar el registro de las encuestas de todas las exposiciones. Figura. Ventana de cierre de encuestas Fuente: Propia 208 19. Ya cerradas las encuestas en la opción: “Emitir certificado” el encargado de EPU puede generar los datos necesarios para la impresión de los certificados. ROL: Encargado de EPU Figura. Ventana de validación de asistencias Fuente: Propia Puede colocar el número de asistencias mínimas permitidas que los participantes puedan recibir los certificados, al dar clic en “Consultar” se puede ver cuántos participantes cumplen con el requisito, una vez definido el número se debe dar clic en “Grabar”. Para terminar con la opción se tiene 3 botones que generarán 3 archivos Excel distintos que contendrán: a los participantes que cumplen con las asistencias, a los que no cumplen con las asistencias y a los expositores; todo esto con los datos necesarios para imprimir los certificados. 20. Para revisar si un participante cumple con los requisitos Rol: Encargado de EPU Ingresar el DNI del participante y dar clic en el botón “Consultar” e indicará si el participante cumple o no con los requisitos mínimos. 209 Figura. Ventana de consulta de participante Fuente: Propia 21. Seleccionar el módulo “Asistencias” la opción “Generar reporte de Asistencias” Rol: Encargado de EPU Figura. Selección de reportes de asistencias Fuente: Propia 22. Seleccionar el módulo “Asistencias” la opción “Generar reporte de Asistencias” Rol: Encargado de EPU Ver reporte de “Estadísticas de Asistencia x Exposición” y dar clic en “Crear” 210 Figura. Reporte de asistencias por exposición Fuente: Propia 23. Seleccionar el módulo “Asistencias” la opción “Generar reporte de Asistencias” Rol: Encargado de EPU Ver reporte de “Estadísticas de Asistencia x Participante” y dar clic en “Crear” Figura. Reporte de asistencias por participante Fuente: Propia 24. Seleccionar el módulo “Asistencias” la opción “Generar reporte de Asistencias” Rol: Encargado de EPU Ver reporte de “Estadísticas de Asistencia x Día” y dar clic en “Crear” 211 Figura. Reporte de asistencias por día Fuente: Propia 25. Luego de la realización del congreso y el cerrado de todas las encuestas, el sistema tiene integrado varios indicadores de evaluación. Rol: Encargado de EPU Seleccionar el módulo “Encuestas” la opción “Generar reporte de Encuesta de Evaluación” Figura. Menú para generar reportes de encuestas Fuente: Propia Según el reporte que desee seleccionar el botón “Crear” 212 Figura. Selección de reportes de encuestas Fuente: Propia Si selecciono “Encuestas x Pregunta en General”, seleccionar la pregunta que desea ver y clic en el botón “Crear” Figura. Ventana de selección de pregunta Fuente: Propia Si selecciono “Estadísticas de Encuesta”, seleccionar la pregunta que desea ver y clic en el botón “Crear” Figura. Ventana de selección de exposición y pregunta Fuente: Propia Luego el sistema mostrara la encuesta, según los valores seleccionados. 213 Figura. Ventana de reporte de encuesta por exposición Fuente: Propia 214